Porque uma empresa de locação de máquina de café precisa de sistema ERP?

Uma empresa de locação de máquina de café tem particularidades que a maioria dos negócios não tem. Diferentemente do modelo de comércio, onde a entrega é feita e o o produto não retorna mais à loja – salvo em casos de troca – os prestadores de serviços de locação tem uma complexidade maior para fazer a gestão de suas operações: registrar a entrada da máquina, sua saída provisória e seu retorno, controlar o tempo em que esteve alocada cliente, o valor a ser cobrado para gerar faturas, e por aí vai. Toda empresa precisa de um sistema ERP para gestão, e esse é um fato conhecido. Quanto mais complexo o negócio, maior a necessidade de processos bem estruturados e de controle durante as operações.

Sistema ERP para locadores de máquina de café!

Nós da Brascomm conhecemos o mercado de locação de máquina de café por possuir cases de empresas que usam nosso sistema ERP, bem como por ter adequado nosso sistema para atender necessidades dessas empresas, e compartilhamos algumas necessidades de gestão que elas possuem:

• Inventário das máquinas

Todos os equipamentos e implementos devem estar documentados em um inventário, junto com a respectiva identificação patrimonial, para que a empresa tenha registro de todos os seus bens e uma noção do seu patrimônio, estejam eles alugados ou na empresa. O inventário de máquinas compõe um dos principais ativos desse segmento, por isso deve ser estar sempre atualizado e sob controle.

• Vida útil das máquinas

Deve ser considerada a vida útil das máquinas e suas manutenções previstas após certo tempo de uso – o que é facilitado com relatórios, históricos das últimas manutenções, falhas etc – para que a empresa envie técnicos antes de as máquinas apresentarem problemas. Esta atitude proativa pode ser um grande diferencial competitivo de empresas de locação de máquina de café, que normalmente só tomam uma atitude depois de o cliente reportar o problema. Além disso, evita prejuízos, pois a manutenção preventiva custa menos do que trocar peças ou descartar completamente uma máquina.

• Estoque de insumos

O estoque deve ser controlado de maneira precisa para não causar prejuízos. A falta de insumos acarreta na incapacidade de atender um cliente, e o excesso implica no descarte de produtos parados que ultrapassaram a validade, por exemplo. Isto demanda meios inteligentes para análise e alinhamento junto à demanda de cada cliente, para prever as quantidades certas a serem estocadas. Além disso, para não se tornarem improdutivos, processos repetitivos como os de baixa dos produtos, mediante compras/vendas, devem ser automatizados.

• Contratos de clientes

Os contratos de locação das máquinas precisam ser gerenciados de perto – observar o consumo de cada cliente para expandir contratos, atentar-se à datas importantes, como renovação, prazos de pagamentos e afins. É importante utilizar ferramentas que permitam definir parâmetros, como custo de locação da máquina, horas mínimas de uso, custo por hora e unidades de medida, automatizando processos e tornando rotinas de cálculos e preenchimentos muito mais produtivas.

• Análise da capacidade das máquinas alocáveis

Um fator estratégico para empresas de locação de máquina de café é saber a capacidade de cada máquina para fazer locações mais lucrativas. Ter uma máquina com alta capacidade de produção em um cliente com pouco consumo faz com que a capacidade da máquina fique ociosa. É importante sempre analisar se existe essa ociosidade para estrategicamente reposicionar as máquinas nos clientes, de forma a manter a capacidade da máquina e o consumo do cliente sempre equilibrados.

• Controle de manutenção

A manutenção preventiva é o ideal, porém não evita que máquinas sejam tiradas de produção para ir para o laboratório. Além de ter o controle das máquinas que estão desabilitadas para locação, por estarem em concerto, é preciso controlar o histórico de manutenções de cada máquina, estoque de peças, custo das manutenções e o ônus que as máquinas paradas trazem para o negócio.
Além de todas essas particularidades da gestão operacional, uma empresa de locação de máquina de café – como toda empresa – precisa fazer a gestão comercial – com propostas, comissionamento, gestão de vendedores e representantes – bem como a administrativa – faturamento de cliente, contas a pagar/receber, cumprimento de normas ficais e afins.
Como mencionamos no início do artigo, a Brascomm é especialista nesse nicho de locação de máquina de café e possui o sistema ERP Web já pronto para atender essas regras específicas do negócio. Faça uma reunião com um de nossos consultores para entender como podemos lhe ajudar com tecnologia e gestão, e você terá o bom sentimento de conversar com alguém que entende a sua língua. Saiba mais sobre nosso sistema ERP ou entre em contato.