Porque um sistema ERP gratuito não é tão eficiente?

Recorrer a um sistema ERP já é prática comum entre as grandes lojas e indústrias, e está se tornando cada vez mais popular entre as pequenas e médias empresas, ou mesmo entre os gestores de negócios familiares. Toda essa popularização está ocorrendo porque o uso desse sistema tem se mostrado eficiente para a otimização de diversos processos, assim como para a economia de muitos recursos dentro das empresas. Empreendedores e gestores perceberam que a tecnologia pode contribuir e muito para o desenvolvimento das tarefas em suas companhias, e vem conseguindo transferir esse sentimento aos seus funcionários, que costumavam sentir-se ameaçados pelas inovações tecnológicas que adentravam o espaço empresarial.
O investimento em tecnologia da informação ainda é alto, mas, não há como negar que o custo de todos esses benefícios vem decrescendo com o passar do tempo, afinal, a lei da oferta e procura funciona também para os softwares, quanto mais procurado menor tende a ser o seu preço. Seguindo com algumas análises sobre essa categoria de programas de computador, é possível notar um crescimento vertiginoso nas empresas especializadas em oferecer soluções de Tecnologia da Informação (TI), o que acaba trazendo ao mercado as mais variadas especificidades para os sistemas, e também infinitas possibilidades de escolha já que o sistema ERP possui alto nível de customização, podendo atender a desejos desde sua apresentação estética aos códigos e suas implicações.
Dentre as tantas opções, se destacam a priori aquelas que oferecem um custo zero para implementação, e essas são perfeitas para introduzir o conceito de Sistemas Integrados, e permitir um primeiro contato com ferramentas digitais em uma empresa.

Mas porque um sistema ERP gratuito não é tão eficiente?

Infelizmente, a longo prazo as versões gratuitas podem trazer alguns problemas, e a partir disso se tornarem um pouco menos enérgicas, sendo mais vantajoso prosseguir com a compra de um sistema ERP novo, ou de uma versão paga do mesmo que está sendo usado. Abaixo estão listados alguns aspectos preocupantes em Softwares de gestão gratuitos, preste bastante atenção e tire suas próprias conclusões.

Limitações

O primeiro ponto “negativo” sobre um sistema de gestão gratuito está nas limitações oferecidas por ele. Essa situação acontece muito quando o mesmo sistema ERP oferece versões gratuitas e pagas, onde, para induzir o pagamento, algumas funções são bloqueadas ao usuário. Com isso o software perde eficiência e acaba atrapalhando a execução de algumas tarefas ou até mesmo deixando-as pela metade. Tente imaginar a situação de implementar um sistema de gestão gratuito, cadastrar todos os seus produtos e clientes, e quando se está pronto para iniciar as atividades, o sistema é bloqueado pedindo que se pague a licença “Premium”. O apelo para o pagamento é compreensível, afinal tratam-se de sistemas ERP complexos e que de certa forma levarão sua empresa a aumentar os lucros, então os profissionais responsáveis por ele merecem reconhecimento. Dentro do dia a dia corporativo, algumas funções são interligadas, e são essas que costumam ser bloqueadas em softwares gratuitos, a exemplo da realização de uma venda e a emissão do respectivo boleto.

Falta de customização

Um dos grandes benefícios da diversidade nos sistemas ERP está na facilidade de achar aquele que se adapte especificamente ao serviço desenvolvido por sua empresa, vantagem que é vetada pela maioria dos sistemas de gestão gratuitos. Customizar não diz respeito apenas à estética do aplicativo de gestão, mas também aos módulos que o compõem, quesito extremamente limitado nos sistemas gratuitos. Essa limitação pode acabar gerando a recorrência de situações como a citada no tópico acima, onde funcionalidades incompletas geram tarefas incompletas, e o sistema de gestão acabará fazendo o oposto do que oferece em termos de otimização dos processos.

Suporte

Um sistema ERP gratuito pode funcionar muito bem no início de suas operações, mas, existe um caráter experimental em grande parte dos softwares gratuitos, que tende a gerar pequenas falhas no processamento de dados. O mesmo diz sobre as inconsistências comuns nos códigos de programação, ou até mesmo nos equipamentos da sua empresa, portanto as imprecisões tendem a ocorrer com o passar do tempo e intensificação do uso. Um suporte eficiente faz toda a diferença nesses momentos de urgência, sem ele, sua empresa pode ser obrigada a paralisar as atividades por conta de quedas no sistema entre outras falhas em armazenamento ou processamento dos dados. E aquilo que primeiramente parecia ser algo vantajoso por ter “custo zero” tende se a tornar uma frustração e perda de dinheiro!

Segurança

A segurança das informações é outra característica pouco privilegiada nos sistemas ERP gratuitos, que geralmente não contam com a encriptação necessária para impedir invasões no sistema, tornando as operações, principalmente aquelas que utilizam conexão à internet inseguras e propensas a ataques. A internet é um território que inspira liberdade, entretanto, infelizmente, alguns utilizam esse conceito para prejudicar o trabalho árduo de outrem. Para evitar situações perigosas na rede, é indicado que atrelado ao uso de um ERP, a sua empresa procure se informar sobre as certificações digitais, que são assinaturas virtuais, responsáveis por tornar as transações feitas pela empresa mais seguras.
Uma grande parte das empresas de TI já fornece seus Sistemas ERP sob licenças – SAAS (Software As A Service), ou software como um serviço, em tradução livre. Como explicitado pelo próprio nome, todo o pacote de implantação do software é oferecido como um serviço, e não como um produto. Assim, as mensalidades que pagam a licença de uso do sistema, também incluem suporte técnico, e o espaço de armazenamento em nuvem para que o sistema funcione corretamente e com segurança.
Esse tipo de pagamento é mais comum para os sistemas baseados em cloud computing, onde não há necessidade de um investimento tão alto em peças de hardware. Essa nova forma de comercializar os softwares é também responsável pela popularização do ERP, junto à necessidade dos empresários em otimizar cada vez mais seus processos, e fugir das alternativas tradicionais para gestão.
Apesar de não trazer retorno imediato, adquirir um sistema ERP de qualidade é um investimento seguro, então por que arriscar-se com versões gratuitas? Utilize-as para se familiarizar com o sistema, e assim que possível parta para as versões pagas, seus dados estarão mais protegidos, e um suporte de qualidade estará pronto a atender suas emergências.