Sistema de PDV e suas funcionalidades

O seu ponto de venda é a alma do seu negócio, é nele que serão realizadas as transações que irão se converter em lucros, e é também o local onde será possível construir uma relação amigável com seus clientes a partir de um bom atendimento. Para que o momento da venda ocorra da maneira mais fluída possível, faz-se necessário dispor de um sistema informatizado eficiente, e que facilite os intermédios da compra. Esses sistemas são chamados de PDV, em uma compactação das iniciais do termo Ponto de Venda, ou Point Of Sale, tradução para o inglês que também costuma aparecer quando se fala do assunto, sendo este bem conhecido entre a maioria dos gerentes e demais administradores de negócio.

Sistema de PDV

Um PDV é extremamente importante na condução de um negócio que lide diretamente com o consumidor final, mas, para que este seja realmente eficiente, deve conservar algumas funcionalidades prioritárias, as quais serão resumidas ao longo deste artigo.

1. Background online

Estamos na era da internet, não há como negar! Não se pode também ignorar as facilidades que esse meio de comunicação traz no que diz respeito à troca de informações. Por isso não faz sentido continuar optando por sistemas offline, que limitam a integração dos conteúdos ali produzidos no mundo em que estamos. Um sistema de PDV excelente é aquele que pode ser acessado de qualquer dispositivo e a qualquer momento, transferindo mobilidade à gestão do seu negócio.

2. Interface intuitiva e de fácil aprendizado

O momento da venda precisa ser rápido e ao mesmo tempo detalhado, duas características que a priori não combinam. Por isso o sistema de PDV escolhido precisa operar sob uma interface intuitiva, e com base em um processamento rápido de dados, evitando que uma transação deixe de acontecer por falhas no sistema, ou que um cliente que estava ali pronto para pagar, desista por conta da demora. Além disso, é preciso notar que a função de frente de caixa possui uma alta rotatividade no mercado brasileiro de empregos, e o tempo gasto com treinamentos extensos pode acabar impactando os números finais. Daí demonstra-se mais uma vez a necessidade de um sistema com facilidade no uso.

3. Velocidade no cadastro de produtos

A rapidez também é característica importante na entrada dos objetos em seu estoque, exigindo do sistema de PDV a simplicidade no cadastro de novos produtos para que estes possam chegar às prateleiras da maneira mais veloz possível, entretanto, não se pode desprezar o controle eficiente sobre esses itens, sendo então necessário um bom modelo de categorização desses artigos.

4. Classificação objetiva dos itens e geração de etiquetas

Algumas classificações básicas devem fazer parte do seus sistema PDV em caráter obrigatório, a exemplo dos departamentos e tipos de produto, entretanto as variações são importantes, pois permitem ao gestor personalizar o cadastro de acordo com características mais minuciosas. Além de catalogar os produtos, é preciso identificá-los, ainda mais se em sua loja existe uma variedade grande de marcas, em que uma etiqueta personalizada pode servir ainda para consolidar a identidade visual de sua empresa. O controle de mercadorias através dos códigos de barras é extremamente indicado, e é desejável que o sistema PDV esteja apto a emitir as etiquetas de identificação e transferir as respectivas informações ao banco de dados.

5. Acompanhamento das atividades da equipe

Através do sistema, também é possível controlar de maneira mais eficiente as comissões entregues a seus colaboradores, e também identificar aqueles que precisam ser melhor treinados. Não se trata apenas de calcular quem vendeu mais ou menos, mas sim fazer um estudo profundo a partir de informações estratégicas, como taxas de fidelização, valor das vendas e do feedback dos clientes sobre o atendimento.

6. Inventário em tempo real

Fazer o inventário periodicamente já deve ser prática comum em sua loja, entretanto, esse encargo pode ser otimizado pelo uso de um sistema de gestão ERP eficiente. Dispensando a necessidade de contagem manual de todos os produtos, mecânica que está sujeita a erros e inconsistências. Atualizar o inventário de maneira automatizada é a melhor forma de evitar disparidades no controle de estoque, assim podem ser identificadas mercadorias extraviadas ou danificadas, ajustando o estoque registrado em sistema com as quantidades reais em seu armazém. E isso será feito através da codificação por barras ou por qualquer outro modelo de categorização que venha a ser escolhido.

7. Assistência eficiente

A estabilidade do sistema é fundamental para sua viabilidade, nenhum gerente quer que o seu software esteja travando a todo momento ou até mesmo caindo e levando a estagnação de toda a loja. Porventura, se isso acontecer, é de extrema importância contar com um suporte ágil e prestativo, disposto a encontrar e solucionar os problemas assim que constatados. Essa característica é favorecida pelo SAAS (Software As A Service), como o sistema ERP Brascomm, modelo de comercialização dos programas que inclui não apenas a licença de uso e arquivos de instalação do aplicativo, mas também todo o suporte técnico necessário durante o período de uso, e também, geralmente, espaço na nuvem para armazenamento dos dados do aplicativo.

8. Análise profunda de dados

Por último, mas não menos importante, é viável cobrar do seu sistema PDV a emissão de relatórios estatísticos de qualidade, o que só acontece a partir de uma análise profunda de todos os dados coletados ao longo de suas operações. A integração entre as informações de todos os setores da empresa deve fornecer material necessário para direcionar decisões relevantes dentro da companhia a um resultado mais assertivo, e baseado não apenas em especulações, mas em fatos. Os conceitos de Big Data e Business Intelligence (BI)estão cada vez mais presentes nos sistemas ERP e cabe exatamente a eles transferir significado ao que a princípio são apenas números desconexos e irrelevantes.
Investir em um sistema PDV é recomendado no intuito de resolver diversos problemas na sua rotina de trabalho. A mudanças vão desde o controle de estoque ao gerenciamento financeiro, e todos são beneficiados pela interface automatizada e suas implicações. Cabe a você decidir se ainda vale à pena continuar usando as planilhas descentralizadas e as listas no papel!
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