7 Regras de exportação usando um sistema de gestão

Num mundo cada vez mais interligado pela internet e demais meios de comunicação modernos, a globalização da economia deixou de ser apenas um tópico nos livros de geografia e já faz parte há um certo tempo do cotidiano empresarial. As exportações vêm sendo facilitadas pela crescente integração dos mercados proporcionada, entre outros fatores, pela velocidade dos meios de transporte e eficiência das novas formas de se comunicar e transmitir informações, permitindo que cada vez mais empreendedores vislumbrem os benefícios de expandir seus negócios, a mesma visão é compartilhada por diversos governos, dispostos a investir em uma relação econômica e política saudável com outros países. Entretanto, a exportação não é um processo tão simples de ser desenvolvido, e sem uma organização eficiente de todos os itens burocráticos a sua tentativa tende a ser barrada por algum dos órgãos fiscalizadores.
São vários os documentos exigidos, assim como informações sobre cada produto, respectivos materiais utilizados na manufatura destes, além dos temidos encargos tributários incidentes sobre cada tipo de objeto a ser exportado. Pensar em iniciar um processo de exportação, sem antes atentar para a organização de tais informações é uma fórmula fadada ao fracasso, por isso aqueles que pretendem expandir seus horizontes começam otimizando o espaço dentro de casa a partir de um bom sistema de gestão. Buscando facilitar o complexo processo de exportação, estão reunidas aqui 7 Regras importantes a serem seguidas, e que podem ter seus resultados potencializados a partir do uso de um Software ERP eficiente.

1. Restrições à exportação

A primeira regra diz respeito à quem pode exportar, tópico pouco rígido na legislação brasileira. Segundo a mesma estão aptos a exportar tanto pessoas Físicas como Jurídicas, tendo como necessidade, apenas a inscrição no Registro de Exportadores e Importadores (REI), feita de forma automática no momento da primeira informação. À Pessoa Física, entretanto, está vedada qualquer prática comercial no exterior, por isso as quantidades e a habitualidade de suas remessas são e devem ser cuidadosamente acompanhadas e não é necessário receber o Registro de Exportador. Em contrapartida, esse título é essencial para Pessoas Jurídicas que pretendem exportar, pois serão reivindicados antes mesmo da Declaração de Exportação e do embarque das mercadorias. A burocracia neste momento da exportação é essencial para deter o comércio e contrabando ilegais de mercadorias, portanto colabore com os órgãos e não procure burlar as recomendações. Contudo, existem algumas exceções em lei que permitem o embarque de alguns produtos sem a necessidade do registro. Um sistema de gestão auxiliará no acompanhamento das quantidades, assim como na identificação de produtos que podem ser enviados sem o registro de exportação, a integração com o sistema da Receita Federal por sua vez, permitirá ao administrador acompanhar o status de seus registros.

2.Tipos de Exportação

São dois os tipos de exportação vigente no mercado, a exportação Direta e a Indireta. A exportação direta há de ser realizada pelas empresas fabricantes de um produto, que se responsabilizam por todo o processo de translado e comércio de seus objetos, sob esse regime, os itens se tornam isentos de IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e também elegíveis a benefícios da natureza de créditos fiscais sobre os insumos utilizados na manufatura.
A exportação indireta, por sua vez, será requerida por aquelas empresas de caráter intermediário no translado da mercadoria, ou seja, que compram os produtos para depois exportá-los. Sob esse regime os tributos são específicos para cada modalidade, com regulamentação fiscal e encargos próprios. Um ERP age de maneira eficiente na categorização dos produtos a serem importados, facilitando a definição do modo de exportação a ser utilizado.

3. Praticabilidade da exportação

Antes de exportar é imprescindível realizar o estudo de mercado no local pretendido, atentando às práticas de mercado do país de destino, mudanças de câmbio, além da tributação e legislação que incidem sobre o seu comércio. O uso de um sistema ERP é indicado para delinear as situações que tendem a ocorrer com a movimentação de recursos para a exportação, a fim de que o capital não seja prejudicado pelos custos do processo, e que os lucros não venham a ser consumidos antes mesmos de atingirem os caixas da empresa, episódio comum às empresas que não despendem atenção aos números de seu negócio.

4. Processo de exportação

Após a identificação de mercado e condições favoráveis, começa então o processo de exportação. Este depende de um comprador do país destino, ao qual deverão ser enviadas o todas as informações sobre os produtos, item facilmente conseguida a partir do banco de dados de um sistema de gestão. Após o encerramento das negociações, um documento chamado de fatura pró-forma, deve ser emitido ao importador, no intuito de formalizar o interesse na transação. Em seguida, devem ser emitidos os documentos para embarque das mercadorias, e é dado início ao desenvolvimento da operação de câmbio, também auxiliada caso exista um Sistema ERP apto a realizar cálculos em tempo real com base nas cotações das moedas envolvidas.

5. Documentação

Os atestados a serem expedidos estão listados abaixo.
Pré-embarque: Fatura Pró-forma; Nota Fiscal, Romaneio de Embarque; Registro de Exportação (RE); Carta de Crédito e Contrato de Câmbio.
Pós-embarque: Comprovante de Exportação (emitido pela Receita Federal).
Remete ao sistema de gestão, a tarefa de organizar esses arquivos digitais, e deixá-los ao alcance para uso em qualquer imprevisto que ocorra durante ou após a conclusão das transações.

6. Obrigações administrativas

No Brasil existem 3 órgão responsáveis por fiscalizar as ações exportadoras:
Secretaria de Comércio Exterior (SECEX);
Secretaria da Receita Federal (SRF);
Banco Central do Brasil (BACEN).

E existe um sistema integrado, o SISCOMEX, no qual a empresa deve registrar suas atividades exportadoras para devida análise. A partir da integração do SISCOMEX com o seus sistema de gestão integrada, evita-se o retrabalho no preenchimento dos campos.

7. Liquidação do crédito

O último procedimento diz respeito à comprovação de conclusão das negociações ao banco exportador, para que haja enfim a liberação do crédito referente à compra. Esta deve ser feita mediante a apresentação dos documentos relacionados ao montante que deve ser transferido, como a carta de crédito e a fatura pró-forma, por isso é importante mantê-los seguros em seu banco de dados.
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