O que é sistema integrado?

O ato de administrar evoluiu ao longo do tempo, as primeiras companhias comandadas na época da Revolução Industrial focam suas energias nos produtos, mesmo que isso custasse um trabalho quase que escravo dos seus funcionários, com o passar dos anos, percebe-se a necessidade de otimizar essas linhas de montagem para produzir mais e mais rápido, algo alcançado com a especialização de cada uma das tarefas no chão de fábrica. O Fordismo foi responsável por ampliar e aplicar essas ideias, o que resultou no grande sucesso dos seus primeiros modelos e na consolidação da marca Ford no mercado de automóveis, entretanto, como era de se esperar, o número de modelos cresceu, e o mesmo ocorre com outras indústrias contemporâneas, que são obrigadas a diversificar seu atendimento para continuar atraindo mais clientes.
Nesse processo de diversificação dos produtos, cresce também o número de informações circulando dentro das fábricas, exigindo mais cuidado e atenção para a sua leitura. E, mesmo que alguns conceitos da teoria clássica da administração ainda permanecem em vigor, uma nova forma de gerenciar estava surgindo, e tratava a administração como uma ciência, elaborando técnicas e metodologias para o desenvolvimento pleno dessa atividade. Como em toda ciência, é preciso o uso de ferramentas para coletar filtrar e manipular dados, e o texto de hoje remete a uma dessas ferramentas: o sistema integrado.

Da administração clássica aos sistemas informatizados

Esse pequeno background histórico apresentado facilita a visualização da situação que os gestores da época enfrentavam, e porque lhes pareceu vantajoso investir em sistemas que auxiliassem a gestão. O início desse avanço tecnológico está nos softwares de controle de estoque, primeira das preocupações a enxergar na tecnologia uma aliada poderosa, em seguida surgem os MRPs Manufacturing Resources Planning, buscando o acompanhamento dos recursos de maquinário. O próximo passo foi chamado de MRP II, software que já poderia ser chamado de sistema integrado, pois, coordenava em uma interface as quantidades de recursos, máquinas e suas respectivas quantidades produzidas, além de algumas informações financeiras, a exemplo de quantias recebidas, e facilitava algumas tarefas como a emissão de pedidos a fornecedores, baseados em dados sobre as máquinas.

Definindo um Sistema Integrado

O termo “Sistema” significa: “Conjunto de elementos, concretos ou abstratos, intelectualmente organizados.”
Por isso, às vezes parece um pouco redundante dizer: Sistema Integrado, tendo em vista que a palavra sistema já significa uma integração de vários elementos. Com o perdão da redundância, o sistema integrado, basicamente, é um software que permite a união de vários sistemas, sendo cada um desses responsável por um dos departamentos da sua empresa, aqui eles serão chamados de módulos (ex: módulo de compras, módulo financeiro, módulo de marketing, e assim por diante.
Arrematando essas ideias, temos que:
Um sistema integrado constitui todos os departamentos e processos de trabalho de uma empresa permitindo unificar grande parte das tarefas em conjunto com o intuito final na redução de prejuízos e aumento da lucratividade de modo a alcançar seus devidos resultados de acordo com o planejamento inicial do projeto.

Vantagens de um sistema integrado

Recorrer a um sistema integrado já é comum em grande parte das empresas nos dias de hoje, e essa prática tem se estendido das grandes corporações para os negócios de médio e pequeno porte. As vantagens trazidas por sua implementação passeiam entre questões que vão desde a otimização de tarefas, até a economia de recursos, sempre contribuindo para que a empresa atinja excelência na atividade que se propõe a fazer. Abaixo estão compilados alguns pontos interessantes de um sistema de gestão integrado.

Comunicação entre os departamentos

Uma empresa opera como um grande relógio, onde as engrenagens são cada um dos departamentos, e para que o sucesso seja alcançado, é preciso que essas engrenagens funcionem em sincronia. Isso remete à velocidade na troca de informações entre os departamentos, uma vez que, determinadas tarefas dependem da existência e tratamento desses dados. Sair correndo pelos corredores com pilhas e mais pilhas de papéis não será uma situação recorrente em seu estabelecimento caso exista um bom sistema integrado, pois, além de digitalizar todas essas informações que comumente são impressas, o envio dos documentos para os demais departamentos pode ser feito através da própria interface do sistema.

Redução de custos

A redução de custos com impressão já deve ter passado pela sua mente, mas imagine se você ainda pudesse economizar mais? Com um sistema integrado isso irá acontecer! Devido a relação do maquinário, fornecedores e controle de estoque, sua empresa atingirá níveis de economia esplêndidos, pois a constante troca de informações entre esses setores irá contribuir para a diminuição drástica do desperdício e para uma produção mais enxuta.

Eficiência no lugar de eficácia

Às vezes empregadas com o mesmo significado, essas duas palavras são na verdade bem diferentes no sentido prático. Eficácia define apenas a finalização de uma atividade, isto é, ao delegar uma lista de 10 atividades para seus funcionários e obter o cumprimento de todas, diz-se que o grupo foi eficaz. Ser eficiente, entretanto, significa concluir todas as tarefas utilizando menos recursos e menos tempo, e é pela eficiência que uma empresa deve estar buscando. Um sistema de gestão, é um catalisador nesse processo, acelerando o caminho até a eficiência plena, momento do seu negócio em que as coisas passaram a ocorrer de maneira orgânica sem demais preocupações, pois você atingiu uma rotina de cunho eficiente.

Melhor acompanhamento financeiro

Acompanhar as finanças manualmente já não é viável há muito tempo, por isso cresceu o número de planilhas e documentos digitais criados para facilitar essa atividade. Num sistema integrado, teremos além da facilidade de contas proporcionada por um computador, a eliminação da necessidade de redigitar alguns dados, uma vez que, o sistema financeiro tem acesso a dados de estoque, vendas, compras, marketing e etc, sendo capaz de computar esses valores sem a necessidade de intervenção para isso.
Sistemas integrados são o futuro da administração e gestão de negócios, portanto, quanto mais rápido sua empresa se familiarizar com eles, melhor! Invista em ferramentas que vão te ajudar a crescer em eficiência e em lucros!
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