Como gerenciar suas compras com o sistema ERP?

Implantar um sistema ERP traz benefícios em diversos setores de uma empresa! O aplicativo de Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais/Corporativos é muito mais que um simples software, pois sua utilização acaba influenciando e melhorando as práticas no dia a dia de funcionários e gestores. Mas, além de investir em uma ferramenta poderosa como um sistema de gestão, se debruçar em entender as funcionalidades desse sistema é importante para extrair de seu uso o máximo de otimização e qualidade, características que devem ser almejadas para o seu negócio.
A cadeia produtiva tem um entrelaçamento profundo entre os departamentos, o que faz com que um seja dependente da excelência do outro para a procedência do padrão de qualidade no serviço. Para desenvolver um item, por exemplo, é necessário que as matérias-primas sejam adquiridas, e não de qualquer forma ou a qualquer tempo! É preciso haver sincronia entre as ações para que não ocorra o temido desperdício e seus subsequentes prejuízos financeiros. O módulo de compras em um sistema ERP é responsável por coordenar as ações de aquisição, e gerenciar a sua utilização com maestria é fundamental para o sucesso do restante dos processos.

Características do módulo de compras e dos ERP’s em geral

O gerenciamento de suprimentos depende inicialmente de apenas um fator, Informação. É imprescindível o acúmulo de dados durante um certo período de tempo, para que se possam desenvolver previsões eficientes do comportamento de mercado, essa análise só é possível por conta de duas tecnologias embarcadas nos Sistemas ERP mais modernos, Business Intelligence e Big Data. A inteligência de negócios ou Business Intelligence acopla aos códigos de programação do software ERP, vários conhecimentos de administração e economia, para que as informações posteriormente processadas tenham a capacidade de auxiliar os gestores produzindo relatórios em uma linguagem de fácil entendimento para os envolvidos, e não apenas números. O Big Data corresponde à capacidade de trabalhar com um número de dados muito grande, e conseguir dar a eles um sentido plausível, ponto relevante devido à quantidade crescente de operações realizadas na programação diária de uma empresa.

Como essa tecnologia afeta a aquisição de itens?

Dentro de uma rotina de produção, principalmente nas indústrias, é comum seguir uma sequência lógica na execução das tarefas, e as informações de cada momento do dia são importantes para aquela que virá a seguir e para a que deve ser efetuada antes. Se o processo demonstra uma integração profunda, é fácil entender porque o sistema informatizado que o gerencia precisa também dispor dessa integração. Utilizar um ERP é a melhor forma de controlar todos os pontos de interesse da cadeia produtiva e garantir a qualidade do que será ofertado ao cliente final.

Integração de informações

A integração entre o estoque, marketing, vendas e demais setores permite que o módulo de compras chegue a um denominador comum, que irá designar as quantidades a serem adquiridas, sempre pautado na economia de recursos, caixa da empresa e manutenção dos suprimentos em necessidade. Essa prática significa uma diminuição expressiva nos índices de desperdício de matéria-prima, pois, só serão adquiridas quantidades suficientes.

Atualização em tempo real

Mais um dos benefícios da integração presente em sistemas ERP está no fluxo constante de dados, que desenha um panorama do estado de cada setor a todo o momento, assim, jamais sua indústria será obrigada a parar por falta de matérias-primas. Essa velocidade na transferência de dados é possibilitada pela internet pelo uso da cloud computing no armazenamento destes, por isso entre os sistemas disponíveis para a implantação, aqueles que fornecem um background online mantém-se à frente.

Automatização da emissão de pedidos

Outra maravilha no gerenciamento de suas compras com o sistema ERP está na emissão automática de pedidos! Munindo seu sistema de informações detalhadas acerca de seus produtos, e tudo que é usado para produzi-lo, será possível configurar a emissão de pedidos de forma automática, a partir da identificação de um estoque em níveis emergenciais. É interessante optar por essa prática também para estabelecer uma relação mais amistosa com seus fornecedores, que devem ser verdadeiros parceiros e não apenas vendedores, afinal o sucesso dos dois está entrelaçado.

Identificação de problemas

A compra gerenciada por um sistema de gestão pode ajudar a identificar inconsistências no método de produção, os famosos “gargalos” no processo. Isso costuma acontecer quando não há uma sincronização eficiente tanto nas quantidades como no momento da compra. Dependendo da magnitude do seu negócio, um pequeno detalhe pode trazer um grande prejuízo, e até mesmo parar toda a linha de produção trazendo danos expressivos ao seu orçamento e ao relacionamento com o cliente, que tem o direito de receber aquilo que foi encomendado no prazo acertado em contrato. Não cumprir com o que foi acordado entre as partes é bastante prejudicial para imagem de um negócio, principalmente se ele ainda não está consolidado no mercado, e é imprescindível o esforço para evitar esse constrangimento.

Gerenciamento de estoque

O controle do seu inventário é fator determinante para a gestão de suas compras, são dois departamentos indiretamente proporcionais, quanto menor o estoque, maiores serão as compras. O administrador tem que conhecer a lei que rege o relacionamento entre esses dois setores, e estar atento às variáveis que o atingem. Os prazos de validade, condições de acondicionamento, datas comemorativas, são alguns dos fatores que fazem com que as quantidades em seu armazém variem bruscamente, levando a necessidade comprar mais produtos para reposição ou interromper o fornecimento para evitar o prejuízo com o capital estagnado.
Além dos materiais que vão diretamente ao estoque, e são utilizados na produção, existem os itens de uso individual cuja compra geralmente é efetuada pelo funcionário que necessita de determinado objeto, e existe o preenchimento de um documento manuscrito de registro, muitas vezes esses valores deixam de ser contabilizados, deixando os gerentes com uma pulga atrás da orelha. Para manter a rigidez no controle, as operações podem ser controladas de forma proporcional de acordo com o nível hierárquico da empresa, assim, pedidos mais caros precisarão ser aprovados pelo cargo de maior poder e assim sucessivamente.

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