Controle seus contratos de locação com mais praticidade

Buscar um sistema de gestão é a prática mais comum entre empresas e grandes companhias em busca de organização e eficiência para o seu dia a dia. A tendência surge de um pensamento muito importante e inovador que vem tomando as mentes dos empresários atuais, é preciso focar o máximo de atenção na qualidade do seu produto ou serviço e no atendimento ao cliente, fazendo com que as outras tarefas da empresa não ocupem de maneira excessiva o seu tempo, preocupação e recursos.
As tarefas diárias de uma companhia podem levar muito tempo, e requerer muito esforço, caso não estejam sendo feitas da melhor maneira possível, ou não estejam fazendo uso das ferramentas que o mercado oferece para torná-las mais ágeis e precisas. Sistemas gerenciais são a última novidade no que diz respeito à obtenção e velocidade e precisão em processos corriqueiros na grande gama de negócios em expansão do mercado, essa novidade que vem ganhando espaço há alguns anos, já se tornou item indispensável na vida de muitos gerentes, administradores e diretores, pois além de se mostrarem eficientes no armazenamento de dados, cumprem uma tarefa além do prometido, propiciando uma visão clara e ampla sobre o negócio em questão.

Sistemas em nichos específicos

Uma das grandes vantagens dos sistemas de gestão, está na variedade de especificações disponíveis em mercado. Mesmo que, um Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) seja o suficiente para as questões administrativas da empresa, alguns nichos requerem funcionalidades específicas, visando que os benefícios extrapolem a comunicação interna da companhia, e passem a ser refletidos diretamente no atendimento a seus clientes.
Isto quer dizer, os ERP’s ainda são uma ferramenta poderosíssima para acelerar e melhorar processos internos, mas, tem se destacado ainda mais ao permitir que o atendimento ao cliente seja mais eficaz, basta lembrar dos sistemas em frente de caixas de supermercados e lojas, ou ainda da agenda de marcações em uma clínica ou salão de beleza, além de outros muitos públicos específicos que precisam, portanto, de funcionalidades específicas para alavancar o seu negócio.

Sistemas Gerenciais para Locadoras

Empresas que trabalham com locação de carros, imóveis, equipamentos e demais itens, possuem uma demanda extremamente sensível no que diz respeito ao gerenciamento de seus contratos. Ao contrário do que acontece com outros serviços ou com a venda de um produto, os contratos de locação trazem termos de grande relevância, tanto para empresa como para os clientes, e, é a partir dele que todas as atitudes devem e serão tomadas.
Isto requer do Sistema ERP, um tratamento diferenciado daquele que é dado a um contrato comum, em que o arquivo é digitalmente assinado, ou, passa por um scanner, é transformado em arquivo digital e simplesmente guardado ali para eventuais consultas.

Importância dos contratos de locação

Os contratos de locação contém em seu interior o período de locação, as especificações dos itens em questão, bem como as condições de pagamento e cobrança dos respectivos valores. E o sistema de gestão utilizado deve saber interpretar isso, e usar essas informações para tornar o gerenciamento destes muito mais prático.

Design do Software

O dashboard, ou painel de controle dos contratos deve ser suficientemente claro, ao mesmo tempo que carregado de informações úteis, algo que demanda dos provedores de ERP, um tremendo bom senso e conhecimento administrativo no desenvolvimento de seus aplicativos e softwares. É preciso que o responsável pela gestão dos contratos acesse as informações de relevância da maneira mais rápida possível.

Integração entre os setores

Além do design intuitivo, a integração com os demais setores da empresa é um ponto fundamental para a praticidade no gerenciamento desses documentos. Um contrato contém dados que percorrem por quase todos os setores da empresa, vejamos como a seguir.
Prazos para entrega do item (imóvel, carro, equipamento) : Em todos os casos requer a conferência em “estoque” e respectiva preparação do objeto em questão para que este seja cedido ao cliente durante o período do contrato.
Dados de pagamento e valores: No contrato deve estar especificado o valor a ser pago pela locação, assim como as condições e meios por onde os pagamentos serão efetuados.
Prazo para devolução do item: Cabe à locadora relembrar, quando oportuno, o dia em que o cliente deve devolver o item em questão, algo que pode ser feito via telefone, e-mail, mensageiros instantâneos entre outras opções.
Condições em que o item locado deve ser devolvido: Esta é uma das questões mais relevantes nos contratos de locação, pois, preza para que o seu patrimônio não perca o valor após o uso descuidado de alguns clientes. Costumam-se estabelecer multas e/ou taxas, assim como a obrigatoriedade de devolução no estado em que o mesmo foi cedido. E é preciso ter uma equipe que avalie isso com atenção.
Apenas com essa observação, podemos constatar a influência de um contrato nos setores: operacionais, financeiro, de estoque e de patrimônio. O que remete ao caráter multi-funcional de um contrato, e da necessidade de um sistema que recolha cada uma dessas informações, e as distribua para os departamentos responsáveis por elas.

Porque um sistema integrado é a melhor opção?

Os sistemas ERP são a melhor opção por serem construídos especialmente para as suas necessidades! Isso requer de quem o faz, bastante estudo e conhecimento sobre as práticas que a sua empresa desenvolve, e a partir de então, são desenhados softwares com funções que facilitem o seu dia a dia de uma maneira incrível. Como menciona o trecho abaixo:
Um sistema ERP é a solução mais procurada para aqueles que tem a intenção de inovar algumas de suas características de negócio. No caso do prestador de serviços esta ferramenta permite oferecer ao seu negócio maior dinamicidade e segurança sendo essencial para quem trabalha diretamente com clientes.
Leia mais: Sistema ERP para Prestadores de Serviços
Cabe a você perceber se ainda vale à pena manter seus contratos de locação desorganizados, prejudicando a sua relação com os clientes e até mesmo com os seus funcionários. A simples decisão de implantar um ERP como o Brascomm pode acabar com esse problema de uma vez por todas! Entre em contato conosco e solicite uma apresentação sem compromisso!