Como fazer inventário de estoque?

Começar a organizar o estoque é uma empreitada assustadora para a maioria dos administradores. Além de lidar com a grande bagunça nos depósitos e/ou prateleiras, há uma questão bastante pertinente, e que impera sobre as cabeças dos gestores: a falta de informação sobre seus produtos.
A maioria dos gestores, já reconhece o estoque como um setor importante para a saúde da empresa, e não apenas como um depósito de seus objetos, por isso, despende-se cada vez mais atenção ao estado de seus artigos, para que os custos sejam otimizados e não haja prejuízo com quantidades excedentes. Entretanto, sem saber quais os tipos de artigos estão armazenados, e em quais quantidades se encontram fica difícil, senão impossível prosseguir com um gerenciamento de estoque eficiente, por isso, fazer um inventário de estoque é uma missão de grande relevância dentro da cadeia produtiva.

O que é o inventário?

O inventário é nada mais que a classificação de todos os itens presentes em seu estoque, e de seus respectivos estado. A partir dessa prática devem ser registrados os tipos de produtos e suas quantidades, assim como o estado em que se encontram, se estão danificados ou vencidos por exemplo.
A realização do inventário contribui para a tomada de diversas decisões concernentes ao controle de estoque, sendo majoritariamente responsável por manter a organização e eficiência na reposição de itens, de acordo com as projeções de venda. Fazer o inventário não é tão difícil quanto parece, basta seguir uma sequência lógica de atividades que deixarão o encargo ainda mais suave.

Separação por tipos de produtos

O primeiro passo está em listar todos os tipos de produtos presentes em seu estoque, tarefa que pode até ser feita com papel e caneta se tratando de uma pequena empresa ou de um comércio familiar por exemplo. Essa primeira classificação é mais abrangente e traz consigo um ótimo momento para começar a reorganizar a disposição de seus produtos do zero.
O auxílio de planilhas é bem vindo na hora do cadastro, mas, sistemas de gestão ERP são muito mais eficientes e evitarão que você tenha de redigitar dados em etapas futuras do processo. É importante também, atentar para o acondicionamento desses materiais, cuidando para que as condições do local de armazenamento em relação a umidade e temperatura por exemplo, não venham a afetar a qualidade de suas peças.

Crie um sistema de codificação por tipos

Tendo os produtos devidamente separados, é hora de fazer valer essa divisão, criando um sistema de códigos que identifique cada categoria de produto. O sistema de identificação mais comum nos dias de hoje é aquele baseado nos códigos de barras, pois, além de serem um modelo de alcance internacional, eles transferem velocidade e precisão aos momentos de tarefas importantes como a própria realização do inventário, e a venda do produto.
A codificação é importante pois construirá um banco de dados minucioso sobre aquilo que está disponível em seu estoque, informações que serão, mais uma vez, muito bem aproveitadas por um sistema ERP. A identificação eletrônica dos itens é imprescindível para o alcance de uma maior precisão na contagem dos itens, sendo que a realização manual dessa função está sujeita a pequenos deslizes.

Especifique as características de cada produto

Com os produtos devidamente separados e codificados, é o momento de elevar o nível de detalhamento do seu inventário. É nessa etapa que deve se transferir ao sistema de gestão, todas as informações pertinentes ao produto, o que inclui as unidades de medida que possam influenciar o seu uso (litros, quilograma, gramas, unidades), cores disponíveis, tamanhos, voltagem, e qualquer outro item que tenha importância na identificação deste artigo. A informação de maior relevância para aqueles que trabalham com gêneros alimentícios ou farmacêuticos é o prazo de validade, tais datas precisam ser acompanhadas com extrema atenção, para que evite-se o desconforto financeiro trazido por produtos vencidos. A integração entre todas essas informações se torna muito mais orgânica e funcional quando operada a partir de um sistema informatizado como um ERP, pois através dele é possível demonstrar através de sua interface o estado em que se encontra o estoque em tempo real, e liberar notificações quando as datas de vencimento estiverem se aproximando ou quando um determinado item se encontrar com baixo nível de estoque.

Relacione as quantidades com seus respectivos preços

Agora que já são conhecidos todos os tipos de produtos que residem em seu estoque, assim como suas características e quantidades, é hora de transferir um significado financeiro a essa análise. Os cálculos simples relacionando as quantidades e o valor de cada um dos itens, servirão para demonstrar ao gestor índices como: capital de giro, capital estacionado em estoque e valor do patrimônio da empresa. E além disso, darão margem para ações visando a economia, a partir de uma gestão de estoque inteligente, que agora já dispõe de todas as informações necessárias para acontecer.

Alcançando eficiência com o inventário de estoque

A hora em que o inventário será realizado é de extrema importância, sendo mais viável em momentos de pouco ou nenhum movimento de mercadorias, caso contrário, acontecerão desencontros nos números devido às entradas e saídas constantes dos itens. Organizar o espaço também é indicado, pois facilitará a visualização e disposição dos produtos durante o processo delicado de contagem.
A realização periódica do inventário é muito bem-vinda e importante, todavia, é o acompanhamento diário que faz a diferença para aqueles que desejam alcançar a excelência em gestão de estoque. Para isso é preciso não apenas esforço, mas também investimento em ferramentas que contribuam para esse processo, nos moldes de um sistema de gestão, e de equipamentos de codificação e leitura desses itens, como os leitores de códigos de barras a laser ou identificadores de RFID.
Realizar o inventário pode ainda livrar a sua empresa de multas e sanções expressivas, que podem ser impostas pelos órgãos fiscalizadores caso haja disparidades entre o estoque declarado e a quantidade real de itens em seus armazéns. Controlar o estoque é uma arte, e para dominá-la é preciso contar com o conhecimento e instrumentos corretos!
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Com nossa solução é possível:
• Selecionar os produtos a inventariar
• Extrair uma listagem de produtos a inventariar
• Fazer a seleção automática de produtos por grupo/localização
• Imprimir a ficha de produtos
• Lançar a contagem de quantidade 1, 2 ou 3 vezes
• Extrair uma relação de produtos sem contagem
• Visualizar a relação de diferenças
• Atualizar o estoque
• Acessar saldo produtos inventário
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