Como criar uma proposta comercial atrativa?

Uma proposta comercial deve ser pautada em duas características: objetividade e sinceridade. Mas conquistar a simplicidade eficiente requer muito treino e pesquisa, principalmente no que diz respeito a alguns modelos de documentos empresariais. Ao contrário dos contratos que devem e precisam ser recheados de detalhes complexos, uma proposta comercial precisa focar nos pontos importantes do serviço e das condições sob as quais ele deve acontecer.
O ambiente em que as propostas comerciais escritas são mais comuns é o comércio B2B (Business to Business), onde existem relações de compra e venda entre duas empresas, exigindo um nível mais formal na conversação, e também um tratamento mais claro, pois citam-se quantias muito maiores do que as transitadas no comércio direto com o consumidor final.
Em meio a termos técnicos e valores altos, o desafio está em manter a proposta atrativa para a empresa contratante, e alguns detalhes sutis são responsáveis por isso.

A proposta comercial é sua última cartada!

O momento em que a empresa contratante pede um orçamento escrito ou uma proposta formal costuma acontecer em um estágio bem avançado das negociações, onde a empresa já reduziu sua lista de alternativas a apenas duas ou três prestadoras de serviço ou indústrias. É um momento de comparação direta entre as concorrentes, e para garantir o seu lugar a proposta deve estar muito bem formulada, e encher os olhos do cliente sem fugir da realidade. Compreendendo a importância desse documentos, é preciso empreender um pouco de tempo na sua construção e atentar para todas as partes que compõem o documento.

• Apelo visual do documento:

Investir em design é super indicado, pois, uma empresa séria constrói sua identidade visual ao longo dos anos, fazendo com que as pessoas reconheçam suas cores e logomarcas sem precisar citar o seu nome. A capa e o corpo do documento devem seguir os padrões visuais adotados pela empresa, mantendo um layout discreto e elegante que não prejudique a leitura dos textos, mas que demonstre o cuidado colocado naquelas páginas, desde a numeração à escolha das fontes.
Detalhes como esses fazem um ótimo trabalho no subconsciente de quem está avaliando as opções, portanto um documento bem encadernado e com cores sóbrias com certeza levará vantagem sobre folhas avulsas unidas com um clipe de papel. O Investimento para fazer documentos elegantes não é muito alto, algumas poucas pesquisas e você mesmo poderá formatar as propostas!

Partes do documento

Índice:
Serve principalmente para facilitar a leitura, indicando onde está cada um dos itens discorridos ao longo da proposta.
Introdução:
Como em um artigo ou e-book, a introdução serve para confirmar se o conteúdo é mesmo aquele que o leitor pensava. A empresa ofertante deve fazer um breve resumo do serviço ou do produto que está em pauta.

Argumentação:

Depois de apresentar o seu potencial ao cliente, é a hora de argumentar com ele, fazendo-o perceber porque ele necessita de determinado produto, e porque a sua empresa é a melhor opção para satisfazer essa necessidade.

Escopo do trabalho:

O escopo compreende as tarefas que serão realizadas para até que o objetivo final do contrato seja alcançado. É importante ser detalhista nesse tópico, pois ele é de bastante interesse para ambas as partes. Além de explicar o desenrolar das atividades para a empresa contratante, serve para resguardar quem presta o serviço em situações como a cobrança de tarefas que não estavam incluídas no pedido.

Cronograma do serviço:

O cronograma é também uma parte de extrema relevância para o cliente, e é um dos critérios mais importantes na escolha de uma empresa em detrimento da outra, isso não justifica ser desonesto ou omisso na hora de revelar seus prazos. Seja sincero, e se perceber que o seu prazo não é um dos seus pontos fortes, faça com que o cliente perceba que a demora será compensada pela qualidade daquilo que foi contratado.

Investimento:

O momento mais temido por quem faz a proposta comercial é o de dizer o preço, mas a regra aqui é ser coerente. Coerente com aquilo que sua empresa oferece, mas, também coerente com as práticas do mercado. Impor no preço alguns custos que o mercado não costuma levar em conta vai te levar a perder vantagem competitiva, e ter sua proposta descartada assim que o empresário-alvo terminar de ler a mesma.
O equilíbrio nas contas deve te ajudar a manter o valor de seus serviços e produtos em equidade com as demais concorrentes, ou até mesmo angariar vantagens com a redução de custos e otimização de processos internos, fazendo a sua proposta ficar no topo da lista de opções!

Medidas de segurança:

A proposta comercial guarda em seu corpo muitos detalhes sobre o desenrolar de seus projetos. Muitas dessas informações não devem chegar à concorrência, pois esse acontecimento pode acabar com a exclusividade de seus processos, e dar as suas “fórmulas” de sucesso em uma bandeja para aqueles que estão correndo bem atrás de você.
Utilizar termos de confidencialidade no texto das propostas não é uma prática agressiva, muito menos incomum, então, vale a pena contar com uma consultoria jurídica simples, para incluir em seus documentos essa parte tão importante.
Outra questão importante quanto à segurança é a maneira de envio deste documento. Evite transmiti-lo via e-mail ou por trocadores de mensagens virtuais. O compartilhamento excessivo pode acabar tornando seus números e processos públicos, o que prejudica a sua relação com os clientes. Opte por encontros pessoais para entrega do documento impresso, em pastas personalizadas ou encadernação plástica. Se você estiver com o orçamento um pouco mais folgado, é interessante utilizar uma gramatura diferenciada de papel para agregar valor visual e tátil à sua proposta.
Agora você já tem todas as diretrizes para construir a proposta comercial perfeita, com o balanço entre a honestidade e verdade sobre o seus serviços, e a sedução nas palavras, utilizada para convencer o cliente de que a sua empresa é a melhor opção para lhe prestar o serviço. Reúna uma equipe que mescle o talento para escrita com o conhecimento sobre os seus processo, e utilize o poder das palavras a favor do seu negócio.
Você já ouviu falar em sistema de gestão ou sistema ERP ? Essa ferramenta é muito útil para gerar propostas de forma simples e permitir organizá-las encontrando-as facilmente quando necessário. Confira os benefícios de adquirir um sistema ERP WEB.