Como controlar a sua frente de caixa?

Muitos empresários e gestores ainda não compreenderam a importância de uma frente de caixa organizada e ágil. Para esta parcela, trata-se de apenas mais uma função dentro de um sistema ERP, ou mesmo uma atividade desenvolvida por funcionários sem grande valor para decisões estratégicas. Mas, como você já deve desconfiar, a frente de caixa é sim muito relevante, tanto para o contato direto com o cliente, como para a tomada de decisões internas que irão influenciar o futuro da companhia.

O que é frente de caixa?

Responsável por operar as movimentações que são de interesse da empresa, o frente de caixa controla o processo de vendas do produto que podem ser através de dinheiro ou cartão de credito. Ali são registradas as saídas de seu estoque e ao mesmo tempo registra informações de clientes permitindo que dados estejam disponibilizados para coleta de informações, que de ser efetuado pelo departamento financeiro responsável por controlar o dinheiro em caixa, pagamentos e recebimentos.
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Entendendo a importância dessa operação, a questão que se sucede é de como controlá-la com a eficiência que requer?! Essa questão pode ser respondida a partir da busca em seus sistemas por algumas características interessantes, que são as seguintes: Agilidade, Diversidade de opções de pagamento, Integração com os demais setores, Emissão de documentos fiscais. E entenderemos a seguir, como cada uma delas pode beneficiar o seu negócio.

• Agilidade no atendimento

As filas são os melhores indicadores de gargalos em processos industriais, basta dar uma olhada rápida, e o gestor consegue perceber aquela parte da cadeia produtiva que está atrasando os demais serviços. No atendimento ao cliente o princípio é o mesmo, as filas continuam sendo indicadores de ineficiência nos processos, e um dos momentos mais importantes da compra, como a passagem na frente de caixa, não pode jamais fazer parte desse rol de processos retardatários.
Por isso, a agilidade deve ser buscada antes no momento da implantação de um ERP ou sistema específico para frente de caixa, pois, o cliente não merece ficar esperando muito por conta de travamentos e quedas de sistemas.

• Diversidade nas opções de pagamento

Um dos motivos que mais faz clientes desistirem de uma compra já em frente ao caixa, é a falta de opções de pagamento que se encaixem na sua realidade. Quem nunca foi obrigado a desistir de uma compra porque a loja não aceitava cartões de crédito? Ou ainda aceitava, mas não a sua bandeira? As situações que podem acontecer em uma frente de caixa são as mais diversas, e é preciso resguardar-se, para que suas limitações não impliquem na perda de clientes.
Uma vez que um consumidor percebe que a loja, supermercado, prestadora de serviço ou indústria, não pôde aceitar a sua forma de pagamento, é quase impossível que este retorne ao estabelecimento ou o indique para outrem. Partindo desse cenário, a frente de caixa eficiente é aquela que apresenta agilidade e diversidade, permitindo o controle muito mais dinâmico da saída de produtos e entrada de capital.

• Integração com outros setores da empresa

O momento da venda tem impacto direto em outros setores da companhia, a exemplo do estoque e por conseguinte o departamento de pedidos e relacionamento com fornecedores, quando necessário deve acionar a equipe responsável pela entrega do produto, e também precisa prestar contas ao Fisco, na forma de emissão de documentos fiscais. Integração é a premissa maior dos Sistemas ERP’s, e para a frente de caixa essa característica precisa estar bem “afinada”, para que exista harmonia entre todas as atividades que envolvem a experiência de compra de um cliente.
Um sistema de integração eficiente, reflete no maior controle das quantidades, valores, e momentos de saída da mercadoria, contribuindo diretamente para a precisão e exatidão, algo substancial para o controle financeiro em uma empresa.

Emissão de documentos fiscais

Notas fiscais são documentos obrigatórios! Portanto, a emissão destes em uma frente de caixa deve ser característica básica de seu sistema. Além das notas para validação junto ao fisco, o cliente pode exigir o seu recibo fiscal, e o operador de caixa deve ter essa opção sempre ao seu alcance. Isso exige a harmonia entre software e hardware, para que a impressão desses documentos ocorra sem nenhum empecilho, e também de forma ágil.
Além das versões obrigatórias, alguns sistemas oferecem a opção de imprimir notas especiais, criadas unicamente para uso do controle de estoque, e análise pelo setor financeiro da empresa. Essas opções elevam a acuracidade de suas práticas, e contribuem para um controle mais rígido de suas quantidades e valores!
O acompanhamento do fluxo de caixa em geral (atividade que compreende a tudo desde a abertura ao fechamento de caixa) é tida como uma das 4 práticas mais importantes da gestão financeira de empresas (Você pode conhecer as demais neste artigo !) pelos seguintes motivos:
“No fluxo de caixa estão em movimento todo o capital investido em sua empresa, afinal, o que você tem em estoque está saindo, e em troca espera-se a entrada de recursos monetários. A má administração desse ponto de inflexão é bem notória em empresas que estão em prejuízo, em suma, elas costumam contabilizar em seu planejamento quantias que ainda não foram recebidas em caixa, e no momento de honrar seus compromissos, se deparam com a falta do dinheiro. Em consequência, são pressionadas a pedir empréstimos e entrar em situação de devedoras. Para uma boa gestão financeira os administradores devem fugir disso com todas as forças!”
Agora, além de saber que características cultivar para controlar a frente caixa com mais eficiência, e relembrar algumas boas práticas, você também sabe a importância do cuidado com essa atividade, e os impactos que a sua má execução pode trazer para seus negócios. Invista portanto, em sistemas que verdadeiramente contribuam para a evolução de seus negócios, pesquise o suficiente até ter a plena certeza de que aquele será o sistema ERP ideal para seu tipo de negócio, e irá facilitar o seu dia em vez de atrapalhar!
Por isso sugerimos o Brascomm para ser o seu sistema ERP parceiro de negócios, veja COMO FUNCIONA!