Análise SWOT

Você já ouviu falar da análise ou matriz SWOT? Esta tem sido uma das ferramentas mais utilizadas por gestores no planejamento estratégico de suas empresas, que deve preceder qualquer ideia de negócio ou de mudança dentro de uma estrutura corporativa. Antes de entender como funciona a montagem da análise SWOT, é interessante conhecer a estrutura de uma empresa, para que se entenda de quem deve partir a iniciativa de elaborar essa ferramenta.
A estrutura básica da hierarquia de uma empresa é dividida em três níveis: Estratégico, Tático e Operacional, indo respectivamente do topo à base. O nível estratégico corresponde aos altos cargos de direção, o nível tático aos cargos de gerência e supervisão, enquanto o operacional aos demais funcionários. A camada estratégica é responsável por definir os objetivos de longo e médio prazo da empresa, enquanto a camada tática transforma o caminho para esses objetivos em tarefas executáveis pelos membros da camada operacional.
É importante conhecer essa hierarquia para perceber que a iniciativa de elaborar uma análise de ambiente deve partir das primeiras camadas, pois corresponde a uma ferramenta estratégica. Então, antes de conhecer os passos para fazer a análise SWOT, diretores e gerentes precisam desenvolver a sensibilidade para identificar os momentos em que esta ferramenta deve utilizada.

O que é uma Análise SWOT?

A análise ou matriz SWOT é de fato uma ferramenta administrativa. Ela pode também ser denominada ainda como análise de ambiente, a sua diagramação final é feita seguindo uma ordem para que as informações fiquem mais claras a quem está analisando. Geralmente se fazia uma análise SWOT no primeiro planejamento estratégico de uma empresa, naquele documento que seria enviado a potenciais investidores, entretanto, hoje em dia a análise é constantemente utilizada quando se tem um problema ou uma nova ideia a ser implementada em negócios já existentes.

De onde vem esse nome?

A sigla -SWOT- é formada pelas iniciais em inglês dos grupos de informações que compõem essa matriz, são estes: Strengths (Forças), Weakness (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) . A sigla final em português -FOFA- também é utilizada, porém com menor frequência. A partir disso, já é possível entender com maior clareza qual é o objetivo de se fazer uma análise SWOT.

Como posso fazer uma Análise SWOT?

A primeira coisa ao se fazer uma análise SWOT é decidir qual será o problema abordado, ou seja, se você está fazendo uma análise completa do ambiente em que sua empresa está inserida, ou se apenas quer ver se uma ideia é viável para o seu negócio. Essa limitação no começo do trabalho é importante para que você foque nas informações que são importantes para a resolução do seu problema e não polua a sua matriz com dados que não possuem relevância para este momento.
Após definir o que será abordado nessa matriz, é hora de começar a preencher cada um dos campos que estão dispostos da seguinte maneira:
Forças e Fraquezas, denominando os pontos que estão sob o controle da gestão, são os chamados fatores internos.
Oportunidades e Ameaças, denominando pontos que não estão sob o controle da gestão, os chamados fatores externos.
Ao observar a matriz, veremos que na primeira coluna estão alocados pontos positivos para a implantação da empresa ou da ideia, as Forças e Oportunidades.
Na segunda coluna, restaram os fatores negativos, Fraquezas e Ameaças.

Preenchendo os campos da matriz

Não existem regras para o preenchimento dos campos da matriz, assim como ela não precisa ser completada em um único momento. Ela pode ser fruto de um período de observação, ou de uma reunião com os colaboradores. É inclusive uma boa forma de conduzir os encontros com os seus funcionários, permitindo que eles contribuam com informações para o preenchimento dos campos, dessa forma o entendimento ficará muito mais claro.
É importante que o gestor responsável por fazer a matriz saiba sintetizar o conteúdo em poucas palavras. Assim, uma força como: existência de clientes em todos os estados, pode ser colocada como Alcance Nacional, tornando a matriz mais sucinta e objetiva! Vejamos agora algumas dicas para preencher cada um dos campos!

Strenghts/Forças: As forças fazem parte do ambiente interno de uma empresa, e representam alguma vantagem para o seu negócio. É importante não se supervalorizar, ser honesto em todos os campos é algo imprescindível para uma matriz útil.

Weakness/Fraquezas : As fraquezas de um negócio são obstáculos ao crescimento. Elas podem ser identificadas pelos próprios funcionários, a partir de uma comparação com a concorrência, que acabam indicando pontos de ineficiência em seus processos. Em empresas que lidam com cadeias de produção, por exemplo, as métricas devem ser observadas com cuidado, e não se pode de maneira alguma mascarar os números. Lembre-se que a análise SWOT serve para fomentar soluções a problemas, e se estes problemas estiverem mal colocados, por ventura as soluções também estarão!

Opportunities/Oportunidades : As oportunidades não estão sob a alçada dos gestores, ou seja, eles não podem controlá-las, e sim identificá-las. Oportunidades surgem em diversos âmbitos, desde uma nova localidade onde pode ser instalada uma filial, a um novo nicho de mercado que pode ser atendido por seus produtos.

Threats/Ameaças : As ameaças também não podem ser controladas, e aparecem de diversas direções. Podem ser novas legislações que limitam a sua atividade, o surgimento de uma concorrente dentre outras questões que merecem atenção.

Depois de completar cada um dos campos com informações objetivas e precisas, o gestor pode utilizar tais dados para desenvolver soluções, uma boa maneira de fazer isso é a partir do cruzamento entre os campos da matriz. O gestor pode, por exemplo, analisar as Oportunidades X Forças, e assim identificar áreas nas quais vale à pena investir. Ou ainda cruzar as Fraquezas X Ameaças, e descobrir quais são os departamentos mais vulneráveis do seu negócio. Caso deseje, você pode utilizar o próprio sistema ERP da Brascomm 2.0 para compilar todas essas informações, e tornar a Matriz SWOT uma ferramenta de trabalho para toda a sua equipe.
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