O que é e para que serve o arquivo XML da NF-e?

Com o crescimento do volume de vendas e compras no país, surge a necessidade de padronizar os documentos para a fiscalização, a partir de então começa a ser implantada a NF-e, ou Nota Fiscal eletrônica, um modelo digital, alternativo às tradicionais notas impressas. Além de padronizar, esse novo formato vem para promover a integração entre os dados de cada contribuinte e os órgãos fiscalizadores, facilitando a análise e também o preenchimento e envio das informações. Esse envio requer um arquivo pouco conhecido de alguns gestores, o arquivo XML, muitos já ouviram esse termo mas não sabem ao certo o que ele significa e qual a sua importância. Então, vamos eliminar essa dúvida!

O que é um arquivo XML?

O arquivo XML (Extensible Markup Language) é um tipo de arquivo de texto (como os arquivos .doc, ou .pdf e etc). No contexto empresarial, o arquivo XML é aquele que contém a nota fiscal emitida após uma venda, é importante não confundir com a DANFE, que é apenas um documento auxiliar à Nota Fiscal e é geralmente enviado ao cliente junto com o produto, o XML por sua vez, deve apenas permanecer disponível para a consulta e armazenamento digital.

Para que serve o arquivo XML?

O arquivo XML é aquele que deve ser enviado à SEFAZ no ato da emissão! A partir deste tipo de documento existe a troca de informações entre a receita federal e os contribuintes, no caso, os donos de empresa que precisam cumprir com suas obrigações. A grosso modo, o documento em XML é a própria nota fiscal eletrônica. Seu corpo segue as diretrizes antigas de escrituração fiscal, acrescido de algumas mudanças feitas para aumentar a rigidez no controle.

Informações presentes em um arquivo XML

Seu XML irá mesclar informações da própria nota fiscal, com alguns dados relevantes sobre a sua empresa e sobre o comprador, assim a SEFAZ poderá manter o controle rígido acerca de cargas tributárias e taxas de comércio. Devem ser anexados ao XML:
Sobre a Nota Fiscal Eletrônica: dia e horário da emissão, modelo, número e série, além do valor total;
Sobre o emissor (emitente): Identificação básica (Nome, CNPJ, Razão Social), endereço (Inscrição Estadual, e código do município para cálculo do ICMS);
Sobre o comprador (destinatário): Identificação básica (Nome, CNPJ, Razão Social), endereço (Inscrição Estadual);
Sobre os produtos: quantidades, valores unitários, além de uma breve descrição;
Sobre os encargos (majoritariamente sobre o ICMS): Valor dos produtos, frete e seguro, base de cálculo, PIS/COFINS/IPI;
Sobre o transporte: dados da transportadora e do veículo e volume transportado;
Sobre a cobrança: modalidade de pagamento e endereço para cobrança.

Como emitir arquivos XML?

Não precisa se assustar nem se desesperar! Emitir um arquivo XML é muito mais fácil do que parece, até porque, existem muitos programas que desempenham essa função com maestria. Em suma, eles funcionam com a entrada sobre os dados da venda através de um funcionário, suas telas costumam ser bem intuitivas, basta preencher dados como, quantidade, valor, data e local da compra, e a formatação dentro das diretrizes é feita pelo próprio software. Esse modelo de operações é ótimo e bem barato para pequenas empresas e para algumas médias, que trabalham com uma frequência de vendas menor e em maior volume. Numa grande empresa, ou em um supermercado por exemplo, o preenchimento manual desses campos requer muito tempo, e acaba se tornando inviável. A partir de então, os clássicos emissores de notas fiscais não são suficientes, e é indicado seguir para outra classe de software, os Sistemas ERP.

A importância da emissão dos arquivos em XML

O envio de suas informações neste formato é algo substancial para que o sistema da Secretaria da Fazenda consiga ler seus dados, caso contrário, sua empresa ficará em débito com o Fisco. CT-e’s (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e CC-e’s (Carta de Correção eletrônica) também devem ser convertidas a este formato antes do envio, assim, todas as operações poderão ocorrer de maneira muito mais ágil dentro dos programas da SEFAZ, uma vez que, eles foram especialmente construídos para esse tipo de análise. Além da obrigatoriedade de emissão, existe a imposição sobre o armazenamento, que exige que os arquivos XML fiquem disponíveis para acesso durante pelo menos 5 anos após a transação.

E depois de enviado o que fazer com o arquivo XML?

A legislação diz, que, o arquivo deve permanecer disponível para download pelo destinatário, o que requer um local apropriado para seu armazenamento pelo período já citado de 5 anos. E essa tem sido a maior preocupação de muitos gestores, pois organizar tantos documentos já não é uma tarefa tão fácil como emiti-los. Quando se pensa que a perda de um único arquivo pode gerar multas de até R$1.000,00, fica claro porque se deve cuidar dessa área com todo o cuidado. As regras variam sutilmente de estado para estado, mas conservam grande parte de seu texto:

São Paulo:
Art. 33: O emitente e o destinatário da NF-e deverão:
I – conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado.
Minas Gerais:
Art. 96: São obrigações do contribuinte do imposto, observados forma e prazos estabelecidos na legislação tributária, além de recolher o imposto e, sendo o caso, os acréscimos legais:
II – arquivar, mantendo-os, conforme o caso, pelos prazos previstos no § 1° deste artigo:
c) arquivos digitais referentes às NF-e relativas às entradas e às saídas de mercadorias, sob sua guarda e responsabilidade, mesmo que fora da empresa, quando obrigado a emiti-las;
Rio Grande do Sul:
1.5.1 -A empresa que realizar as operações previstas neste Capítulo deverá armazenar, digitalmente, o Documento Auxiliar de Venda pelo prazo decadencial.
1.5.2 -O arquivo da NFe correspondente à operação deverá ser disponibilizado na página citada na alínea “f” do item
1.5 e, por opção do consumidor, enviado por e-mail.
(Disponível em . Acesso em: 28 de Outubro de 2016)

Utilizando a tecnologia a seu favor

Como ficou evidente ao longo de toda a descrição sobre o arquivo XML, trata-se de uma operação estritamente digital, em nenhum momento o XML precisa ser impresso, nem mesmo enviado em formato físico. Então, os softwares ERP são extremamente úteis para automatizar todo o preenchimento do arquivo assim como o seu envio. Além de assegurar o armazenamento na nuvem de todos os documentos, sob uma organização eficiente, só assim os arquivos poderão ser achados sem dor de cabeça alguma.