Sistema ERP também é para pequenas empresas!

Pequenas empresas carregam uma identidade pessoal muito forte, e é comum que cada gestor encontre ao longo do tempo uma forma de comandar o seu negócio. Alguns optam pelos tradicionais caderninhos, enquanto outros são adeptos das planilhas digitais mais simples. A agenda está sempre à mão, assim como o lápis e um calendário, e assim a cena se repete com vários empreendedores na maioria das vezes amedrontados pelas dificuldades que o mercado impõe.
Talvez por esse motivo, muitos dos empresários de pequenas e médias empresas têm procurado frear seu crescimento, primeiramente para que não sejam enquadrados em regras fiscais mais complicadas de obedecer, e também pelo tempo que isso consumirá no seu dia a dia. É sobre a mesma premissa de ganhar tempo que trataremos daqui em diante, apresentando uma ferramenta de gestão que têm se provado útil tanto para grandes corporações como para negócios pequenos ou até mesmo estabelecimentos familiares.

Como funcionam os sistemas ERPs?

Antes de vislumbrar os benefícios que o sistema ERP traz para uma rotina, é preciso compreender como ele trabalha, e quais são as funções desempenhadas por ele. O sistema de Enterprise Resource Planning, tem como características principais a utilização de um banco de dados comum a todos os departamentos, e a integração dessas informações em uma única interface, onde os dados aparecem depois de serem processados, e de acordo com a necessidade do usuário (funcionário, gerente, diretor) no momento. Desta forma, a partir de poucos cliques um funcionário pode receber e dar início a uma ordem de serviço, assim como um gerente pode emitir pedidos a seus fornecedores ou um diretor pode fazer um relatório dos últimos ganhos.
Em uma pequena empresa, é comum que todas essas funções estejam sob a responsabilidade de uma única pessoa, pois a equipe é condizente com a escala da empresa e com a quantidade de clientes que esta procura atender. Portanto, nem sempre comandar uma PME (Pequenas e Médias Empresas) significa ter mais trabalho!

Um ERP será útil em minhas pequenas empresas?

Essa pergunta não exclusivamente sua, muitos, talvez todos os donos de pequenos negócios se questionem sobre a necessidade de um sistema informatizado, tendo em vista a pequena escala de suas atividades. Mas, existe uma situação na qual muitos deles se encontram e que quase nunca percebem! O negócio aparentemente está indo bem, entretanto, com o passar do tempo, enquanto você continua fazendo tudo do mesmo jeito, os lucros parecem estar diminuindo aos poucos, mesmo com as vendas em crescimento. A próxima fase desse estado te coloca em uma situação onde são necessários novos funcionários para atender à demanda, mas você percebe que os lucros não serão suficientes para cobrir essa despesa. Mas como isso pode estar acontecendo?! O que acontece na maioria das vezes é que existem pontos falhos ao longo da sua rotina de trabalho, e essas falhas acabam drenando muito tempo e também recursos da sua empresa, diminuindo a sua margem de ganhos sem que você perceba de imediato.
Se a sua visão é de obter o crescimento do negócio, essa situação é um grande obstáculo, mas, se você deseja apenas manter o estabelecimento saiba que essa inconsistência não pode ser ignorada, fazendo isso você abrirá mão da segurança e do conforto financeiro que a sua empresa deveria te proporcionar, recebendo no lugar disso várias dores de cabeça com clientes insatisfeitos e mal atendidos. Fechar os olhos para esse problema não irá resolvê-lo, e tentar corrigir essas falhas com cálculos manuais e técnicas ultrapassadas de gestão são o caminho para ainda mais frustração, mas não se preocupe, existe uma ferramenta que pode te tirar desse aperto, e a essa altura você já deve estar imaginando que se trata de um sistema ERP!

Como o ERP pode facilitar cada uma das minhas tarefas?

Veremos a seguir algumas das tarefas que o sistema de gestão informatizada promete facilitar e como isso pode facilitar a gestão do seu pequeno negócio.
Controle de estoque : O controle de estoque em pequenas empresas geralmente dispensa sistemas de identificação, o maior dos erros nesse setor. Mesmo que pela utilização de etiquetas, ou até pelos códigos de barras, o sistema de catalogação é item básico para manter o estoque organizado, e o sistema ERP está preparado para fazer isso com seus produtos.
Auxílio na precificação : O momento de precificar os itens é decisivo para o sucesso de um empreendimento, e a maioria dos pequenos empresários erra nesse processo, querendo colocar no preço final todos os custos que ele tem. Ao final, o preço acaba ficando muito alto, e a sua loja perde vantagem competitiva frente aos concorrentes. O sistema ERP auxilia o processo de precificação de acordo com a margem de lucro que você almeja alcançar, e com ele também ficarão explícitas as quantidades que devem ser vendidas para alcançar o êxito.
Contas a pagar e receber : Se organizar as contas de casa já é uma tarefa complicada imagine fazer isso com uma empresa? Fazê-lo com as ferramentas clássicas é o caminho mais correto para a confusão! Utilizando um ERP entretanto, a gestão dessas movimentações financeira será muito mais simples, pois estarão devidamente registradas as entradas e as saídas do seu caixa e de suas contas bancárias. É importante lembrar de não misturar as finanças pessoais com as da empresa, sendo essa uma prática comum entre pequenos empresários, e que acaba resultando em muita confusão na hora de fazer os balanços finais.
Controle tributário : A maioria das pequenas empresas opta pelo programa Simples Nacional como regime tributário, e este é realmente o mais indicado, tanto pela facilidade no acompanhamento, como pela fiscalização mais leve do governo, dando um pouco mais de liberdade para que você invista, claro que de maneiras legais, no crescimento do seu negócio. O ERP proporciona a organização das informações para envio ao Fisco, e dessa forma você terá muito mais tempo para se dedicar à qualidade dos seus produtos e atendimento dos seus clientes.
Um Sistema ERP também é necessário para pequenas empresas, você acaba de comprovar isso!