Sistema ERP grátis e suas limitações!

Encontrar coisas a custo zero é quase impossível no mundo de hoje. O capitalismo vive o seu auge, e as pessoas estão amarradas a esse sistema monetário que às vezes pode ser bem cruel. Reclamar do modelo não é a solução para se dar bem, e é esse o pensamento que muitos empresários tem, e tem investido suas forças para iniciar ou para reerguer negócio que foram derrubados por uma das muitas dificuldades que o capitalismo impõe.
Uma grande ideia pode até ser suficiente para abrir uma empresa, e fornecer um serviço ou produto, mas apenas ideias não são suficientes para mantê-la de pé, muito menos para levá-la a galgar um caminho rumo ao sucesso. É bem verdade que sobreviver já é uma grande vitória, mas não foi para isso que você se propôs a abrir esse negócio, e sim para fazer sucesso e se tornar uma referência naquilo que faz. Entretanto, enquanto sua companhia depender de ideias brilhantes para se sustentar, seu trabalho de gestor será cercado por incertezas e surpresas, nem sempre boas.

O que é ERP?

Uma das ferramentas indispensáveis para a manutenção de um negócio é um sistema de gestão integrado, popularmente conhecido pela sigla ERP, vinda do termo Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais. Indo de encontro à premissa no início deste texto, é sim bem fácil encontrar sistemas ERP grátis, mas porque eles não são os ideais para a sua empresa? É o que descobriremos a seguir.

Entendendo a estrutura de um ERP

Um sistema integrado deve fazer jus à sua denominação, ou seja, deve promover a comunicação entre todos os departamentos da empresa, para que funcionem em sintonia. Isso acontece devido à divisão modular dada ao programa, onde existe um módulo específico para cada um dos departamentos da empresa, e cada um desses reserva funções necessárias ao trabalho daqueles que ali atuam. Deste modo, um sistema ERP cria pequenas estações de trabalho em cada um dos departamentos, mas a melhor característica dele ainda está por vir. O ERP dá sua cartada final ao reunir todas as pequenas estações de trabalhos, isto é, todos os módulos, em uma interface única, que tem em sua base um banco de dados também único para todas as informações. Agora que as informações estão armazenadas no mesmo local, e são exibidas sob a mesma interface, é possível relacioná-las direta e indiretamente, obtendo informações que jamais apareceriam numa análise manual, por exemplo.

Módulos mais comuns em sistemas ERP

Vendas e Fluxo de caixa:

Registrar aquilo que está saindo é substancial para o controle financeiro de uma loja, e no caso de uma prestadora de serviço, é preciso manter os contratos em dia, por isso esse é um dos módulos mais úteis e procurados em um sistema ERP.

Controle de Estoque:

O controle de estoque integrado às vendas torna o dia a dia muito menos cansativo em uma loja, ou grande distribuidora, por exemplo. Com esse módulo, você terá o estoque sendo acompanhado pelo sistema em tempo real, ao passo em que as vendas são realizadas pela sua equipe, e registradas pelo fluxo de caixa, em seguida, você poderá utilizar esses dados para fazer os pedidos aos fornecedores, evitando o desperdício e por fim economizando bastante.

Contas a pagar e receber:

Esse módulo é o queridinho dos empresários, e funciona como uma verdadeira agenda digital, só que em vez de marcar os seus compromissos, estarão apresentadas as contas que sua empresa deve quitar, e as quantias que deve receber. Essa organização é essencial para o planejamento de custos, assim como para a manutenção da imagem de boa pagadora da empresa.

Contabilidade:

Fazer a contabilidade tributária exige muita atenção, mesmo contando com um sistema de gestão, imagine então como ela deve ser impossível sem ele? Nosso país tem uma carga tributária pesada, além de que, ela é muito variada (atinge diferentes produtos de diferentes maneiras) e inconstante (sofre alterações na legislação a todo o momento) por isso um sistema que contenha dados de todos os departamentos é tão útil, pois em algum momento você terá de transmitir essas informações ao Fisco.

Limitações de um ERP grátis

Até aqui tudo bem, o ERP parece atender às suas expectativas, mas, lembre-se que um serviço gratuito não oferecerá todas essas funções e é isso que faz a experiência com um ERP grátis decair em qualidade.

Interrupção do fluxo de informações

Percebemos que existe todo um fluxo de informações correndo entre os módulos, e se for retirado qualquer um deles, perdem-se muitas das qualidade de um sistema integrado. Um módulo de vendas sem integração com o estoque pode te levar a comercializar produtos que você não tem causando um constrangimento com o público. Ou um módulo de contas a pagar pode te levar a emitir um boleto com valor errado, por não estar inteirado das mudanças que ocorreram em relação a determinado tributo.

Falta de suporte

Outro problema identificado no ERP grátis é a falta de suporte eficiente. Como a empresa oferece seu software sem nenhuma base contratual, esta não é obrigada a responder caso algum dos módulos apresente falhas. É importante lembrar também, que muitos desses softwares oferecidos de forma gratuita são novos no mercado, e estão utilizando a concessão de licenças gratuitas para testar e validar o seu programa, não há nenhum problema nisso, mas, saiba que em algum momento erros podem acontecer, e que no futuro você precisará pagar para utilizar o sistema de maneira plena.
Utilizar um ERP gratuito nos primeiros meses da empresa é ótimo, e também é uma forma de conhecer e se familiarizar com o programa que deverá ser usado por um longo período de tempo na sua companhia, entretanto, não faça dessa prática um hábito, migrando de fornecedora em fornecedora, em busca de um período de teste de 15 ou 30 dias, é mais viável que você escolha aquele ERP que se adeque melhor às suas funções e investir nele, assim sua empresa ganhará muito mais em termos de lucro, de tempo e sem dúvida, de preocupação a menos!

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