O que é e como funciona a DEFIS?

Fazer o controle da contabilidade tributária não é tão simples quanto parece, no Brasil essa dificuldade ainda se multiplica por conta da quantidade de tributos e do detalhamento para a quitação de cada um deles. O momento de pagar os tributos serve principalmente para fiscalizar as práticas da empresa, algo que tem se tornado cada vez mais necessário devido aos casos vergonhosos de corrupção descobertos recentemente. O que se pode esperar para os próximos anos é uma fiscalização mais agressiva, e buscando cada vez mais detalhes sobre o seu negócio.
Para quem se encontra dentro das leis, essa fiscalização não representa nenhuma ameaça, mas é preciso ficar atento, pois mudanças nas regras não são incomuns, e você precisa responder a estas dentro dos prazos estipulados. Uma solução interessante criada pelo governo foi o programa Simples Nacional, na qual empresas com faturamento de até R$ 3,6 milhões anuais, tem cerca de oito tributos compilados em única guia. Unificando os tributos desta forma, existe uma redução de até 40% nos valores entregues ao fisco, tornando a legalidade impostuária menos onerosa e também menos complicada para entrega.
Os limites para o ingresso no Simples Nacional vão aumentar a partir de 2018, fazendo com que empresas de faturamento igual ou menor a R$ 4,8 milhões anuais, possam desfrutar desse benefício. A medida faz parte do pacote de medidas governamentais para reerguer nossa economia, e trazem uma boa alternativa para quem costuma se enrolar com os impostos.

Relação do Simples Nacional com a DEFIS

Até agora nada foi dito sobre a declaração no título deste texto, isso porque, para compreender o porquê de ela ser exigida, é preciso entender o que é o programa Simples Nacional. Fica evidente que a participação no programa é um benefício cedido pelo governo, e para continuar tendo direito a isso, é preciso seguir algumas regras. A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), é um documento informatizado, apresentado anualmente, com o intuito de que as Micro, Pequenas e Médias empresas comprovem que estão seguindo os critérios estabelecidos.

Definição DEFIS

Segundo o site contábil esta é a melhor definição sobre o que se trata a DEFIS:
“A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais serve para comunicar e comprovar ao Governo Federal, através do órgão fiscal que é a Receita Federal, que as empresas participantes da situação específica de arrecadação tributária Simples Nacional recolheram, em conformidade com a lei, os devidos tributos no ano-calendário anterior. ”
Sabendo que a Receita Federal prosseguirá com a auditoria das informações, é importante contar com assessoria contábil antes de enviar os dados, para garantir que todas as informações solicitadas estejam devidamente preenchidas e corretas. Se identificada omissão ou incorreção nestes, a empresa pode ser multada, além de sofrer sanções sobre sua atividade.

Sistema ERP

Instalar um sistema ERP, também é uma prática indicada, tendo em vista que, este promove o acompanhamento mais rígido de seu estoque e vendas, números extremamente relevantes para os cálculos tributários. Um banco de dados digital evita vários equívocos no momento de preencher os formulários, livrando a empresa de vários problemas frente às fiscalizações.

Prazos para envio da DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais substitui a DASN, Declaração Anual do Simples Nacional desde 2012, e segue o seguinte cronograma:
Desde de 2012 a DEFIS (módulo do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional- Declaratório, também conhecido pela sigla PGDAS-D) estipula a entrega à Receita Federal até o período de 31 de março de cada ano seguinte ao ocorrente dos fatos geradores de tributos previstos pelo Simples Nacional.
A regra torna-se diferenciada para empresas enquadradas como Microempresas (ME) ou de Pequeno porte (EPP) que venham a ser incorporadas, separadas, extintas ou mesmo fundidas, determina-se que a DEFIS seja entregue:
Quando a ocorrência do evento for no primeiro quadrimestre do ano, até o último dia do mês de junho; Nas demais situações até o último dia do mês subsequente ao do evento.
Mais detalhes sobre o tributo podem ser encontrados neste endereço.

Impacto na contabilidade

A obrigatoriedade na entrega da DEFIS traz à tona algumas questões importantes e bem interessantes de serem analisadas. A primeira delas diz respeito ao impacto na sua contabilidade, é relembrado que receber um benefício do governo não significa desleixar-se em cumprir com suas obrigações, e para continuar pagando menos e com menos burocracia, é preciso se manter dentro dos padrões.
O segundo impacto que a DEFIS traz, vem do seu teor informatizado, que obriga intrinsecamente que as empresas se adequem ao uso de novas ferramentas como sistemas informatizados e o próprio programa por onde a declaração é enviada.
“A evolução das ferramentas tem aumentado significativamente o poder de análise dos órgãos de fiscalização, o que exige das empresas uma maior organização para o envio dos dados e para manter a postos os documentos comprovativos, em caso de pedidos de esclarecimento advindos da Receita Federal.
Uma gestão da contabilidade informatizada é o que se deseja, sendo essa condição não mais um diferencial competitivo para as organizações, independente de porte ou ramo de atuação, mas, principalmente, uma determinante de sua sobrevivência no mercado. Afinal, como crescer e ultrapassar os obstáculos do mercado sem a segurança, a praticidade e a dinâmica de processos de gestão automatizados? ”
Retirado de: Site Contabil

Adequação a novas ferramentas

As afirmações trazidas ao longo das linhas acima, e o questionamento ao final devem provocar uma reflexão no gestor sobre a maneira como está conduzindo os seus negócios. A DEFIS é apenas uma das declarações que requer a utilização de meios digitais, e a escolha entre continuar fazendo as coisas manualmente, sujeito a muito mais erros está inteiramente em suas mãos.
Como muito bem citado no conteúdo acima, a utilização de sistema ERP não é mais um luxo, e deixou de ser uma vantagem competitiva, você não se colocará a frente de uma concorrente instalando sistemas de gestão, você estará se colocando no mesmo lugar, e igualando as condições para então alavancar-se para o sucesso! As condições de sobrevivência no mercado mudaram, e com elas devem mudar também as práticas internas, e a cultura disseminada por você para com a sua equipe.