8 dicas para controlar melhor os gastos da sua empresa

É muito comum identificar falhas logo no planejamento dos negócios, como aumento de gastos, falhas em determinados processos,. Este momento é crucial, pois é onde devem ser pensadas todas as etapas do negócio – da produção à gestão financeira.
Da mesma forma que pode ser interessante contar com profissionais especializados na interpretação de demonstrativos, é muito importante fazer uso de ferramentas capazes de tornar os processos mais inteligentes e demonstrar resultados a curto e longo prazo, afinal, gerir uma empresa financeiramente é estar sempre atento aos resultados de cada medida tomada, para identificar e corrigir os pontos fracos. Um sistema especializado na contabilidade da empresa, por exemplo, automatiza processos, evita erros e reduz retrabalhos pois substitui métodos obsoletos como planilhas de papel ou Excel e ainda torna o ambiente muito mais organizado.
Antes de tudo, é importante alertar: Evite cortar custos nas áreas geradoras de receita, como vendas, marketing, tecnologias, entre outros. Além disso, elencamos algumas dicas práticas para reduzir os seus custos e controlar melhor os gastos da sua empresa, confira:

1. Pague as contas em dia

Empresas desorganizadas, que, como dissemos, utilizam-se de métodos paliativos para organizar suas contas, gastam consideravelmente mais em multas e juros, devido à atrasos de pagamento. Comece a se organizar melhor para conseguir pagar suas contas em dia e negocie descontos para pagamentos adiantados ou automáticos. Hoje em dia, diversos softwares do mercado são capazes de automatizar as rotinas de backoffice, não te deixando esquecer das contas que estão próximas do vencimento.

2. Atente-se aos impostos

Não ignore os impostos da sua empresa, isto pode trazer muita dor de cabeça no futuro. Marque uma reunião com o seu contador e regularize tudo o que está pendente. Se já estiver tudo certo, veja com ele quais mudanças podem ser feitas no dia-a-dia da sua empresa em relação a atualização de leis, incentivos ficais e afins para que estes custos sejam reduzidos.

3. Planeje para tomar as decisões certas

Uma empresa não deve tomar decisões “de última hora”, tudo deve ser planejado antes de ser executado. Não se contente com fornecedores que oferecem o menor preço e planeje suas compras, isto vale, desde para a compra de materiais de escritório como papel, caneta, pastas e afins até insumos para estoque da produção. Estas compras emergenciais acabam saindo caro e além disso, quando programadas, compras maiores podem possuir um bom desconto.

4. Reveja seu sistema de telefonia

Muitas empresas estão acostumadas a utilizar o sistema tradicional de telefonia para fazer contato com clientes e fornecedores. Hoje em dia existem muitas alternativas mais viáveis, como o Skype, User Voice e Zendesk, que permitem falar gratuitamente, reduzir custos com ligações interurbanas e realizar teleconferências reduzindo custos com transporte para reuniões e viagens.

5. Armazene tudo na nuvem

A impressão diária de vários documentos e relatórios, gera altos custos com papelada, maquinaria, manutenções etc. Além engajar-se em uma causa sustentável, armazenando os documentos na nuvem sua empresa passa a ter processos disponíveis a qualquer momento, necessitando apenas da internet para acessá-los de qualquer lugar do mundo. Imprima apenas o que for realmente necessário, e conte com a ajuda de soluções como o Dropbox, Google Drive ou mesmo um ERP, que além desta, engloba muitas outras funcionalidades.

6. Renegocie suas dívidas

Se existem pagamentos pendentes, não adie mais. A dica é negociar assim que possível um plano de pagamento para que sua empresa não precise arcar de uma só vez com um valor que não pode pagar, mas também não permaneça devedora, pois isto traz cada dia mais juros e impostos. É importante estar amparado por soluções que ajudem a organizar os acordos e datas estipuladas, para não correr risco de confusões, além disso, possuindo uma visão clara e detalhada de suas dívidas, é possível renegociá-las com o passar do tempo, para termos melhores ou juros menores.

7. Automatize a gestão do seu estoque

Ao passo que o estoque pode não ser tão importante em empresas de serviço, um estoque bem gerido é crucial para empresas de logística, varejo e manufatura, por exemplo, conforme falamos no artigo anterior. Então fique atento: Desperdício e uso incorreto dos insumos, gera uma demanda maior por compras e isso impacta diretamente em gastos desnecessários. A dica é: automatize a gestão do seu estoque com a ajuda de um ERP capaz de adaptar-se às regras do seu negócio, e acabe com as falhas e desperdícios do estoque manual.

8. Esteja preparado para imprevistos (gastos)

Da mesma maneira que você não sabe quando irá ficar doente e precisar de um médico, você não pode prever despesas secundárias da sua empresa com alimentação e transporte para necessidades pontuais, contratações temporárias etc. Por isso, é muito importante manter algum recurso como uma parte do capital de giro para estas situações atípicas, dessa forma, você não é pego de surpresa e evita atraso nos processos. Como o Brascomm pode te ajudar a seguir estas dicas
Sem dúvida, é muito importante fazer uso de ferramentas para ajudar a controlar os gastos da sua empresa, mas, mais prático do que possuir uma ferramenta para cada tipo de necessidade, é aderir a um sistema que englobe todas elas e te permita gerenciá-las em um único painel de controle, tornando os processos muito mais sinérgicos.
O grande diferencial da Brascomm é estar aberta a customizar o seu sistema para que ele se adeque na medida certa ao seu negócio. Rico em funcionalidades para automação do backoffice – comum à todas as empresas – e também para processos específicos, o Brascomm já ajudou muitas empresas a controlar melhor seus gastos e se tornarem muito mais lucrativas, entre em contato e saiba mais. Com o Brascomm, o sistema de gestão da sua empresa deixa de ser um gasto, e passa a ser um grande investimento com retorno garantido.