Como gerenciar as ordens de serviço?

Uma empresa é um grande sistema que precisa operar em completa harmonia! Muitos costumam comparar cada um dos setores de uma companhia com as engrenagens de um relógio, e essa comparação é bem válida. Assim como num relógio, numa empresa o objetivo não é alcançado se uma das muitas partes não estiver funcionando, como as horas não são marcadas corretamente se uma das engrenagens está desajustada. O problema todo está em gerenciar todas essas engrenagens que tem particularidades muito gritantes, exigindo sempre um tratamento diferenciado para cada situação. É nesse momento que muitos empresários acabam perdendo as rédeas e deixando o controle sobre seu negócio escorrer pelos dedos, mas felizmente, nem tudo está perdido.
Para retomar o controle o empreendedor precisa analisar o que está dando errado em cada um dos departamentos, e identificar os procedimentos que não estão trazendo bons resultados, neste texto iremos falar sobre um deles, o gerenciamento de ordens de serviço.

O que são ordens de serviço?

As ordens de serviço são documentos extremamente importantes para a execução de serviços na empresa. Podem ser considerados como uma ferramenta de comunicação interna onde estarão formalizados os acordos com o cliente, e será traçada a estratégia para atender ao que é pedido. Além do que deve ser feito, a ordem de serviço pode conter também as equipes de funcionários que ficarão responsáveis por cada atividade, facilitando a distribuição de tarefas. O nível de detalhamento de uma ordem de serviço pode definir se o serviço será bem executado ou não, por isso, deve-se estar atento ao expedir esses documentos para que sua empresa não desperdice tempo ou recursos. As ordens de serviço também podem ser encaradas como autorizações para início das atividades, assim, só devem ser emitidas após fechamento do negócio.

Informações contidas em uma O.S.

As informações dentro de uma ordem de serviço dependem primariamente da atividade desenvolvida pela empresa, exceto pelos dados básicos que devem se fazer presentes sempre, a exemplo de:
• Dados do cliente (Seja este pessoa física ou jurídica)
• Informações para contato com cliente
• Data da emissão
• Número de processamento
• Assinatura do funcionário emissor (com especificação do cargo para fins de autorização)
As informações acima são de caráter básico em uma O. S. entretanto, é possível elevar o nível de detalhamento deste documento, evitando que erros sejam cometidos durante a execução do trabalho. Dentre esses detalhes se sobressai a descrição do serviço a ser desenvolvido, assim como sugestões e recomendações de ferramentas para sua realização, bem como de procedimentos que agilizem sua finalização. Esses detalhes irão poupar bastante tempo, e facilitar o trabalho dos funcionários, que não precisarão perguntar a todo momento como devem proceder.

Soluções para organizar as ordens de serviço

Organizar documentos nunca é uma tarefa fácil. A grande quantidade de folhas de papel requer muito espaço além de um bom sistema de categorização para permitir que as páginas certas sejam encontradas no meio de tantas outras parecidas. Documentos impressos também significam um gasto extra com as folhas e cartuchos ou tonners de impressão, além de que não são sustentáveis.
Para começar o processo de gerenciamento das ordens de serviço, sua empresa deve adotar um sistema de identificação, isso significa, que o número de processamento impresso em cada um dos documentos deve dizer mais do que apenas a prioridade do serviço. Tendo isso em vista, cada uma das casas pode indicar um aspecto como: tipo do serviço, prioridade na execução, setor responsável por finalizá-la e etc. Além disso, o leiaute (layout) das ordens de serviço deve ser favorável à identificação rápida de suas partes mais importantes, o número de processamento deve estar destacado, assim como a descrição e prazo de entrega, enquanto dados do cliente podem estar um pouco mais recuados por exemplo.
Mas, nenhuma dessas é a solução definitiva para a gestão das ordens de serviços, que encontra um auxílio magnífico nos sistemas digitais. Para tal, existem softwares dedicados inteiramente às ordens de serviço, mas também os sistemas ERP, que abrangem toda a rotina de uma empresa. Este segundo é a solução mais procurada pelos empresários atualmente, e fazem jus a tanta procura cumprindo com o prometido e facilitando a gestão como um todo.
Dentro de um sistema ERP existirá um módulo dedicado às ordens de serviço e a partir dali o colaborador responsável por sua emissão poderá controlar as atividades da empresa. Exibir o documento em tela, livra sua empresa dos gastos com impressão, assim como facilitam o compartilhamento das informações, pois, o gestor de OS’s (ordens de serviço) pode compartilhá-las com as equipes correspondentes através do próprio sistema ERP, tornando a comunicação muito mais eficiente e veloz. A partir da utilização constante dessa ferramenta ela estará aprimorada e apta a desenvolver modelos básicos para que o funcionário não precise preencher todos os campos ao emitir um documento, economizando mais um pouco de tempo.

Outros benefícios de um sistema ERP

A grande sacada dos sistemas de gestão informatizados está na integração entre vários setores em uma única interface. Ao fazê-lo o software permite que diversas decisões sejam tomadas e tarefas sejam realizadas na mesma ferramenta, como é o caso da integração entre as ordens de serviço e o setor financeiro, onde elas podem ser autorizadas a partir da confirmação de pagamento por exemplo. Ou também da comunicação com o cliente, pois as ordens de serviço podem ser enviadas para o e-mail do cliente para atualizá-lo do status em que se encontra o serviço.
Um ERP não irá afetar apenas as suas ordens de serviço, mas todas as funções desenvolvidas na sua empresa, e será bem mais fácil trabalhar com uma ferramenta feita especialmente para este fim, tornando o trabalho menos repetitivo. Notas fiscais, relatórios, contratos, são mais alguns exemplos de documentos a serem otimizados pela existência de um sistema ERP em sua empresa.
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