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Como fazer o controle de lotes?

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Executar o controle de estoque requer dos administradores atenção redobrada e investimento em ferramentas que propiciem um melhor acompanhamento dos produtos armazenados em seu depósito. Ao trabalhar com itens perecíveis, como nos supermercados e drogarias, é notável a existência de um risco maior ao estocar produtos, uma vez que a falta de gestão eficiente tende a provocar a perda de produtos, devido aos seus prazos de validade específicos. A solução mais comum para essa situação está em gerenciar o estoque a partir do controle de lotes, onde produtos iguais são divididos de acordo com suas datas de fabricação e datas de vencimento dos prazos de validade.

Quais são as ferramentas necessárias para o controle de lotes?

Fazer o controle manual de todas essas quantidades e seus respectivos detalhes é uma tarefa impossível. Mas, graças às tecnologias da informação, hoje dispõe-se de vários softwares construídos especialmente para essa tarefa. O Sistema ERP é hoje em dia, o mais popular para controlar não apenas o estoque, mas tudo que diz respeito ao funcionamento da sua empresa a partir da integração de dados.

Como funciona o controle de lotes?

Ao optar pela divisão em lotes, os produtos de um mesmo tipo têm também um mesmo código de barras, mas, possuem lotes diferentes e por conseguinte datas de validade distintas. Se for necessário um controle ainda mais analítico, pode-se identificar cada item com um número de série. Essa segunda opção costuma ser bastante utilizada pela indústria de aparelhos eletrônicos pois permite um alto grau de rastreabilidade a cada um dos itens. Com isso, pode-se descobrir quais peças foram utilizadas em cada um dos aparelhos, questão muito relevante caso seja necessário fazer um recall por problemas em peças de um lote específico, por exemplo. Para que o controle de lotes faça sentido, o Sistema ERP utilizado pela empresa, loja ou supermercado precisa comportar informações como datas de validade e fabricação, mas também operar uma logística de venda eficiente, que será descrita a seguir.

Tipos de movimentação de estoque?

Dentro das metodologias de entrada e saídas de produto é utilizado os seguintes tipos de controle de movimentação, sendo eles: FIFO, LIFO, FEFO, PEPS e UEPS que são escolhidos de acordo com o tipo de produto a ser controlado ou valor apurado de estoque (ativo circulante).
FIFO (First In, First Out) ou PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai): São os produtos que foram adquiridos antes e que serão os primeiros a sair do estoque, seguindo uma ordem cronológica. Este tipo de estoque possui giro mediano, sendo voltado para produtos congelados não perecível ou mesmo produtos sem validade, por exemplo. A vantagem desta movimentação é devido ser o único solicitado pela Receita Federal, e por sua vez, possui como desvantagem a alta valorização do estoque que consequentemente possui impostos mais elevados.
LIFO (Last In, First Out) ou UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): Opera de modo inverso ao FIFO/PEPS, onde a última compra feita é a primeira a sair do estoque. Este é utilizado para estoque que não possuem vencimento, estão estáticos, ou mesmo possuem baixo ou alto giro. Não sendo um método reconhecido pelo fisco e não dispondo muitas vantagens pelo fato de desvalorizar o ativo circulante.
FEFO (First Expire, First Out): O primeiro que vence é o primeiro que sai do estoque, sendo muito utilizado pelas indústrias alimentícias, farmacêuticas, químicas, varejistas e agronegócios que consideram o prazo de validade como prioridade e possuem giro altíssimo, e que utilizam este método para manter o estoque atualizado, gerenciando a expedição das mercadorias.
FIFO, LIFO e FEFO costumam ser usados pela logística que determinam o tipo de movimentação do estoque utilizado no Centro de Distribuição (CD), Armazém e/ou Almoxarifado. Já o PEPS e UEPS utilizados como métodos contábeis, que irão avaliar o valor do estoque ($$), arrecadando o lucro da empresa em determinado período.

Como operar a logística de vendas?

Agora, você já conhece o processo de divisão para o controle de lotes e como fazê-lo a partir de um Sistema ERP. Digamos que você desenvolva todos os processos em sua empresa, identificando as datas de validade e fabricação, definindo cada lote, e os números de série em caso de necessidade, mas disponha-os para a venda sem levar em conta todas essas informações. Acontece então o problema de muitos supermercados e lojas, quando os produtos com validade posterior acabam sendo vendidos em detrimento daqueles com a validade mais próxima do vencimento, ocasionando prejuízos.
Há duas maneiras de buscar reverter esse contratempo, ambas dependendo de um sistema ERP atualizado e funcionando em tempo real. A primeira alternativa está na identificação dos lotes aos quais cada produto pertencem no momento da compra, a partir de um leitor de código de barras, então, havendo um produto com prazo de validade eminente, são feitas as devidas trocas, é um método indicado para o momento de transição entre o estoque desorganizado e a instalação do ERP.
A segunda possibilidade é mais eficiente, e consiste em dispor os produtos de acordo com os lotes e seus prazos nas prateleiras, gôndolas e o mesmo nos armazéns e depósitos. Fazendo isto, a reposição dos produtos pode ocorrer de maneira fluída, esse tipo de gestão contribui também para que menos produtos fiquem estacionados em estoque, simbolizando capital parado e posteriormente até mesmo transformar em prejuízo.
Não são todos os produtos que requerem uma avaliação tão minuciosa, a exemplo de embalagens ou itens de vida útil longa, entretanto, existem aqueles que serão sinônimo de prejuízo se não forem acompanhados de perto como por exemplo, o iogurte, que tem a validade muito curta.

Conheça o Brascomm

A ciência de gerenciar um estoque continua sendo desafiadora, todavia, já existe o sistema ERP Brascomm para auxilia-lo em todos os processos de gestão de controle de estoque, e mais alguns módulos.
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