Como evitar problemas na emissão da NF-e?

No percurso entre a confirmação da venda, e recebimento da nota fiscal pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda Estadual), alguns erros podem acontecer, trazendo como consequência notas duplicadas, entre outras inconsistências nos dados analisados pelo Fisco, saiba que isso não é exclusividade do seu negócio. O sistema tributário brasileiro é muito detalhista e minucioso, mas, isso é benéfico para a sua empresa quando acompanhado com seriedade, pois comprova suas boas intenções e práticas comerciais legais, garantindo a continuidade de suas atividades. No momento da emissão da NF-e, entretanto, essa quantidade de burocracia pode acabar atrapalhando, algo que algumas práticas bem simples podem ajudar a evitar!

Fazendo o cadastro de seus clientes!

Muitos administradores não dão a devida atenção ao cadastro que pedem de seus clientes. É comum contar apenas com informações básicas, Nome, Telefone e E-mail no máximo. Mas não se esqueça que as notas fiscais pedem muito mais que isso, e como você poderá prover essas informações à Receita Federal se não as possui em seu banco de dados? Uma ficha cadastral deve conter no mínimo as seguintes informações:
CNPJ;
Inscrição Estadual ou Municipal;
Endereço completo com bairro, cidade, estado e CEP;
Telefone e pessoa de contato.
E após receber esses dados surge outro desafio, organizar e otimizar o acesso a tais informações. Planilhas descentralizadas apenas irão complicar a sua vida, pense tal qual seria o incômodo em precisar abrir uma planilha para encontrar o telefone e outra para acessar o endereço do cliente. Os sistemas integrados resolvem esse problema em passos muito simples, apenas unindo os departamentos em um único BD (banco de dados), além de promover em seus códigos a interação entre as informações.
Informações de nível tributário também são importantes para uma emissão da NF-e completa, a exemplo do regime de tributação do comprador, e definição como consumidor final ou não.

Cadastro de seus produtos!

Tão importante quanto o registro de seus clientes, é o registro detalhado de seus produtos. Caso exista algum equívoco na classificação tributária, definição de alíquotas, ou NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), o documento fiscal replicará esse erro, e provavelmente sua empresa terá de prestar esclarecimentos aos órgãos fiscalizadores, resultando em pagamento de multas, ou situações mais complicadas que podem prejudicar até os seus clientes. Uma pequena lista pode evitar maiores problemas:
Verificação da classificação NCM
Pesquisa de classificação tributária
Análise de alíquota
Incidência de IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)
Esses procedimentos devem ser repetidos sempre que um novo produto for cadastrado, e no mais, se empenhe em atualizar sempre esse cadastro. Mantenha-se em constante contato com o setor de contabilidade, eles costumam ter conhecimento de alterações nos padrões, e cabe a você dar ouvidos e correr para se enquadrar! Estar dentro das regras não pode ser encarado como um ônus ou uma punição, á algo de que sua empresa pode e deve se orgulhar, então como dono ou gestor de um negócio, tente transmitir essa cultura para seus colaboradores.

Alinhamento com o regime tributário escolhido!

A emissão de notas fiscais faz parte do faturamento da empresa. Aqui são registradas as quantidades e valores que a empresa vendeu, antes de serem subtraídos alguns custos e ser definido o lucro do período. Para evitar problemas na emissão da NF-e, é preciso estar alinhado com o seu regime de tributação, fazendo com que toda a base de cálculo esteja respeitando as normas do regime escolhido para aquele período. Essa questão é relevante porque cada regime conserva particularidades tanto na forma de calcular os tributos, como na maneira de efetuar o pagamento ao órgão correspondente, não há como fugir, contratar uma assessoria ou consultoria contábil é a melhor maneira de evitar notas fiscais inconsistentes, neste quesito!

Esteja atento para a emissão da NF-e e revise!

Um dos maiores prejuízos na emissão de nota fiscal, acontece quando ela precisa ser re-emitida por conta de algum equívoco. Perde-se com isso o tempo e esforço em retrabalho, mas também o tempo com retificação das notas junto à Secretaria da Fazenda. Tempo e esforço são muito caros para serem jogados fora, então, antes de preencher as notas de qualquer jeito, tenha em mente aquilo que pode acontecer se uma vírgula for colocada no lugar errado. Até o profissional contábil mais experiente está sujeito a cometer erros, ainda mais em um trabalho extremamente repetitivo, e nada convidativo como a emissão de notas fiscais. O erro pode acontecer, e certamente acontecerá ao longo do tempo, o que não pode ocorrer, é deixar que este erro se prolifere além das portas da empresa. Para evitar isso serve a revisão!
Mesmo quem usa um sistema ERP para a emissão de notas fiscais, deve se resguardar, criando um protocolo simples para revisão de cada um dos campos contidos na Nota Fiscal Eletrônica. Fazendo este “pente-fino” ainda na tela do ERP, é possível corrigir os dados antes que a nota seja enviada. Assim, não é necessário emitir as cartas de correção e retificação que acabam levando ainda mais tempo do seu dia.
A maioria dos problemas com a emissão da NF-e pode ser evitada com um pouco mais de atenção, salvo é claro, alguns momentos em que o próprio servidor do governo encontra-se sobrecarregado, exigindo que o comerciante postergue a emissão de seu documento. Procure não re-emitir as notas antes da confirmação do erro ou do envio, caso isso aconteça as cobranças serão duplicadas, e você precisará enviar mais cartas de correção. Utilizar sistemas ERP minimiza os impactos da emissão na rotina, mas não dispensa a atenção e revisão no processo!