5 Dicas para aumentar a produtividade da sua equipe!

Apesar de todos os benefícios, o dia a dia empresarial pode chegar a ser enfadonho em determinados momentos. Frente a esse cenário não é incomum aos gestores encontrar equipes desmotivadas, trabalhando de forma desleixada e com baixos índices de produtividade.

Apenas exigir, ou impor um ritmo de trabalho mais forte não é o suficiente, pois, mesmo respeitando a autoridade do supervisor ou gerente, ao sair do ambiente é bem provável que os funcionários retornem ao ritmo anterior. Buscar entender os seus colaboradores e prover para eles ferramentas de otimização são algumas das formas de aumentar a produtividade da equipe como um todo.

Visando auxiliar aos gestores e administradores durante esse processo de upgrade do seu time, trouxemos 5 dicas muito interessantes, e que se aplicadas com seriedade podem resultar em grandes aumentos não apenas da produtividade, mas também da satisfação dos seus funcionários dentro da empresa, algo que só tem a agregar através da criação de um clima organizacional muito mais agradável.

1. Espaços agradáveis e funcionais

A taxa de produção dentro de uma empresa é muito maior quando os funcionários se sentem confortáveis no local em que trabalham. Ninguém gosta de trabalhar em espaços mal organizados, apertados e que não provém daquilo que a tarefa demanda.

Como você pretende exigir produtividade de seu funcionário se o teclado do computador tem todas as letras apagadas? Ou como você quer exigir que um vendedor aumente seus números se seu telefone tem uma limitação de chamadas? Como cobrar velocidade de um operador de caixa, se para efetuar as vendas no cartão de crédito ele precisa correr até o outro andar para pegar a maquineta?

Todas as situações acima são recorrentes em variadas empresas, e você já deve ter visto alguma delas, seja da perspectiva de empregado/empregador ou de cliente, e deve ter concluído que isso não é agradável visto por nenhum dos ângulos. Criar espaços agradáveis, com móveis funcionais, providos dos equipamentos necessários também influencia bastante na produtividade.

2. O que motiva os seus funcionários?

A cultura organizacional é diferente de uma empresa para outra. Seguindo essa lógica, dentro das organizações você também perceberá perfis diferentes de equipes, e por fim indivíduos com desejos e anseios bastante característicos e pessoais. A motivação dentro do trabalho é um grande fator para a produtividade e a dificuldade para os gestores está em descobrir quais elementos são pertinentes para gerar essa motivação.

Há funcionários que se sentem melhores com a estabilidade no cargo, outros se sentem mais atraídos pelas comissões e bônus em seu salário, alguns se sentem extremamente felizes quando a empresa se responsabiliza pela creche dos seus filhos, por exemplo. Motivar os colaboradores deve ser uma tarefa que leve em conta os desejos deles, afinal, a intenção é trazer mais engajamento para a empresa.

Atender a cada um dos desejos pessoais vai se tornando impossível à medida que cresce a proporção da empresa, mas nada impede de continuar fazendo pesquisas e seguir pelo desejo da maioria, ou até mesmo criar ações esporádicas, mostrando aos colaboradores que a empresa se importa com os anseios pessoais de cada um. Certamente os próximos meses serão mais produtivos com essa atitude.

3. Ferramentas para a otimização de tarefas

A utilização de ferramentas que aceleram e auxiliam os processos dentro das empresas hoje já são mais do que necessárias. Através da criação e alimentação de um banco de dados comum a todos os departamentos, os softwares ERP promovem uma comunicação muito mais eficiente entre os funcionários, com a transmissão de dados precisos e o melhor, no momento em que eles são requeridos.

Para fazer isso se tornar possível, existe uma interface intuitiva que agrega todas as suas funções e também todas as ferramentas que podem minimizar o tempo gasto nas atividades.

4. Eficiência na delegação de atividades

Podem surgir algumas dificuldades na hora de delegar tarefas, o receio de ver o negócio desandar faz com que haja uma resistência a deixar outras pessoas fazerem coisas por você, mas, saiba que é sempre necessário dividir as responsabilidades entre os funcionários dentro de um negócio.

Certificando-se de que você tem uma equipe qualificada em termos técnicos e éticos, não há por quê ser tão reticente em dividir as atividades. Por isso é importante saber as áreas de domínio de cada funcionário, de modo a otimizar o seu tempo, definindo metas e prazos para quem poderá de fato, cumpri-los.

Delegar as responsabilidades permite ao empresário se debruçar sobre questões mais relevantes da empresa, como o planejamento estratégico e sua obrigação, além de encaminhar o negócio para uma escalabilidade maior, permitindo que ele cresça de acordo com o empenho de cada um dos selecionados para desenvolverem tais tarefas.

5. Métodos para gerenciamento de tempo

Tempo é o recurso mais caro da atualidade! Infelizmente não há nenhuma possibilidade de encontrar um pote com 3 horas à venda no supermercado, ou um sachê de 30 minutos na mercearia, então o que nos cabe é saber administrar o tempo que nos foi dado! Para aproveitar bem o tempo, é importante entender que nosso corpo possui limites, e esses limites – quando não respeitados – são barreiras para a produtividade no trabalho. Sabendo disso, não adianta insistir em longos períodos sem pausas, pois seu corpo irá perder a capacidade de concentração, e acabará por multiplicar o tempo necessário para a realização daquela tarefa. Para melhorar o aproveitamento do tempo, existem métodos de gestão ou até mesmo aplicativos de organização de tarefas, que impactam de forma muito valiosa a produtividade da equipe. Um dos métodos mais conhecidos é o GTD (gettings things done), que significa “fazer acontecer”. Tem como intuito conseguir realizar mais atividades em menos tempo, onde você deve escrever suas tarefas e criar um roteiro para cada uma delas, determinando o tempo e como deverão ser realizadas.

Com uma boa organização fica muito mais prático otimizar seu tempo!
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